Reglamento para los Municipios 1995

  REGLAMENTO REVISADO SOBRE NORMAS BASICAS

Esta es una revisión de las Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico preparadas por el Departamento de Hacienda hace veinte (20) años. Hemos decidido revisarlas camo un paso estratégico y programático en el desarrollo de un derecho municipal con soluciones propias. Con el tiempo estas normas deberán ser sustituidas con otras que muestren aún más la realización de Autonomía Municipal.

El principio de Autonomía Municipal y la eficiencia gubernamental han sido nuestro Norte en esta reformulación de los procesos municipales. Hemos tratado de que los cambios reglamentarios faciliten la labor de buen gobierno sirviendo de herramientas prácticas del quehacer público.

Las diversas materias aquí reglamentadas reflejan una política de desreglamentación que alienta la simplicidad y claridad en la exposición de las normas y ve en los reglamentos un medio de llenar las lagunas que dejan las leyes y de ejemplificar su ejecución.

Como toda obra humana esta reglamentación dicta mucho de la perfección, pero es un paso en su busca.

Pedro J. Rosario Urdas, Lcdo.

Comisionado

Oficina del Comisionado de

Asuntos Municipales

Este Reglamento se conocerá como el "Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico".

Este Reglamento se adopta en virtud del Artículo 19.011 de la Ley Número 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos", 21 LPRA secc. 4911, y por mandato de la Sección 3.2 de la Ley Número 170 del 12 de agosto de 1988, según enmendada, 2101 et seq., conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme"; en la forma y manera requerida por esta última Ley, y siguiendo los principios de la Ley federal conocida como "Single Audit Act of 1994" según enmendada, L.P. 98-502, 31 USC sec. 7507 et seq.

El propósito de este Reglamento es establecer unas normas y guías administrativas en áreas básicas de la vida municipal para promover la eficiencia, la uniformidad y el buen gobierno. Con base a este Reglamento se establecerán en los municipios sistemas y procedimientos basados en las técnicas modernas de la administración pública y en los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Este Reglamento es aplicable a todos los municipios de la Isla de Puerto Rico, incluyendo Viequez y Culebra, y a los que en lo sucesivo fueron creados de acuerdo con las disposiciones de la Constitución del Gobierno de Puerto Rico, excepto en aquellas disposiciones que claramente expresen lo contrario. Este Reglamento no se aplicará en los casos en que alguna ley especial contenga disposiciones contrarias a las aquí especificadas.

(1) Ley - significará la Ley Núm. 81 de 30 de agosto de 1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos".

(2) Comisionado - significará el Comisionado de Asuntos Municipales.

(3) Oficina - significará la Ofícina del Comisionado de Asuntos

Municipales.

(4) Alcalde - Primer Ejecutivo del Gobierno Municipal.

(5) Empleado - Significará toda persona que ocupe un puesto y empleo en el gobierno municipal que no esté investido de parte de la soberanía del gobierno municipal y comprende los empleados regulares, irregulares, de confianza, empleados con nombramientos transitorios y los que están en periodo probatorio.

(6) Encargado de la Propiedad Municipal - Será el encargado de recibir, custodiar y entregar la propiedad mueble e inmueble del municipio.

(7) Funcionario Municipal - Significará toda persona que ocupe un cargo público electivo a nivel municipal, el Secretario de la Asamblea y los directores de las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal.

(8) Presidente de la Asamblea Municipal - Ejerce las funciones propias de jefe administrativo de la Asamblea y en tal capacidad dirige y supervisa las actividades y transacciones de la asamblea y de la secretaria de ésta.

(9) Propiedad Municipal - Significará cualquier bien mueble o inmueble perteneciente al, o de valor al municipio adquirido mediante compra, donación o permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.

(10) Recaudador Oficial - Todo funcionario o empleado de un municipio al cual se le han delegado funciones para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban y expedir, y firmar los recibos correspondientes.

(11) Recaudador Auxiliar - Todo funcionairo o empleado municipal designado para actuar como ayudante o sustituto de un Recaudador Oficial.

(12) Fondo - Suma de dinero u otros recursos, separados con el propósito de llevar a cabo una actividad específica o lograr objetivos de acuerdo con leyes, reglamentos, restricciones o limitaciones especiales y que constituyen una entidad fiscal y de contabilidad independiente.

(13) Fondos Públicos (Municipales) - Dineros o cualquier valor recibido que deban ser depositados en la cuenta corriente de un municipio y por los cuales el Director de Finanzas o su representante autorizado, tiene que responder incluyendo los fondos en fídeicomiso y depositos especiales.

(14) Oficial Pagador Especial - Funcionario o empleado municipal al cual se le han delegado las funciones de efectuar aquellos desembolsos municipales que se le autoricen.

(15) Asignación - Cantidad de dinero autorizada por la Asamblea Municipal o por la Legislatura de Puerto Rico con el propósito de llevar a cabo una actividad específica o lograr ciertos objetivos.

(16) Año Económico - El año fiscal, el periodo comprendido entre el primero de julio de cualquier año natural y el 30 de junio del año natural siguiente, ambos inclusive.
(17) Obligación - Un compromiso que esté representado por orden de

compra, contrato o documento similar pendiente de pago, que deberá estar firmado por el funcionario autorizado para gravar las asignaciones en el municipio y que puede convertirse en el futuro en deuda exigible.

(18) Propiedad Pública - Todos los bienes muebles e inmuebles pertenecientes a los municipios, adquiridos mediante compra, donación, confiscación, traspaso, permuta, cesión o por otros medios autorizados por ley.

(19) Presupuesto - El plan de las operaciones de los distintos programas, el cual comprende un estimado de los gastos propuestos para un periodo de tiempo determinado y los recursos estimados para financiarlos.

(20) Programa - Unidad de servicio dentro del municipio encargada de desarrollar actividades y operaciones encaminadas a determinado objetivo.

(21) Subprograma - Es una subdivisión de un programa. Tiene que ver basicamente con objetivos menores, los que a su vez está orientados hacia el logro de los objetivos más amplios de los programas.

(22) Presupuesto por Programas - Es un presupuesto en el cual los gastos están basados primordialmente en metas y programas de trabajo.

(23) Actividad - Es un segmento de un programa o subprograma, que comprende operaciones relacionadas que no tienen la magnitud de un programa o subprograma.

(24) Ordenanza - Es una medida de la Asamblea Municipal debidamente aprobada por el Alcalde, cuyo asunto es de carácter general o especifico con vigencia indefinida.

(25) Resolución - Toda legislación aprobada por el Alcalde o por la Asamblea Municipal que haya de perder su vigencia al realizarse la obra o cumplirse la finalidad que se persigue con la misma.

(26) Caja Menuda - Suma de dinero en efectivo que se separa con el propósito de pagar obligaciones mínimas que ocurren con cierta frecuencia, para las cuales al prepararse una orden, comprobante y cheque resultaría impráctico desde el punto de vista de tiempo y costo.

(27) Proceso Presupuestario - Es el proceso que se sigue en la formulación, justificación, aprobación, ejecución y fiscalización del presupuesto de las unidades administrativas y programas municipales con sujeción a las directrices del Alcalde, a las leyes y reglamentos vigentes, y a la Asamblea Municipal.

(28) Propiedad Mueble - Es aquella de relativa permanencia y valor que se puede desprender del inmueble a que estuviere unida sin menoscabo de su identidad y que puede ser usada sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto.

(29) Propiedad Inmueble - Comprende la tierra, los edificios y otras construcciones y mejoras adheridas al suelo, así como todo lo que esté unido a un inmueble de una manera fíja, de suerte que no pueda separarse de él sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto.

(30) Emergencia - Suceso o combinación ocasional de circunstancias que exigen inmediata acción; un desastre mayor provocado por fenómenos naturales o de cualquier otra situación que por razón de su ocurrencia y magnitud ponga en inminente peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad y bienestar de la ciudadanía e interrumpa en forma notable los servicios esenciales de la comunidad.

(31) Extravagante - Gustos fuera de orden y de lo común, contra razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.

(32) Excesivo - Gasto por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda sevir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.

(33) Innecesario - Gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.

(34) Alcalde - Primer Ejecutivo del gobierno municipal.

(35) Auditores Externos - Contador Público Autorizado o sociedad con licencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, [de aquí en adelante ambos denominados firma], que posea los requisitos establecidos por las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, (GAAP, por sus siglas en inglés) según promulgadas por la Junta de Normas de Contabilidad Gubemamental (GASB, por sus siglas en inglés) las Normas de Auditorías Generalmente Aceptadas Aplicables a Entidades Gubernamentales, programas, actividades y funciones (Yellow Book) y las disposiciones del estatuto federal conocido como "Single Audit Act".

(36) Entidades - Este término incluye la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales, los municipios, la Junta de Subastas Municipal y las firmas de auditoría y/o auditores individuales externos.

(37) Firma - Para propósitos de este reglamento comprende los auditores externos individuales así como compañías de auditores externos con licencia para ejercer la contabilidad pública en Puerto Rico y que cumpla con los requisitos a que se hace referencia en la Sección 35.

(38) Junta de Subasta Municipal (Junta) - La Junta constituida en cada municipio en virtud del Artículo 11.004 de la Ley 81 del 30 de agosto de 1991, según enmendada conocida como Ley de Municipios Autónomos, la cual tiene la responsabilidad principal de adjudicar las subastas de compras de bienes y servicios del municipio.

(39) Municipio - Demarcación geográfica con todos sus barrios que tiene nombre particular y está regida por un gobierno local compuesto de un Poder Legislativo y un Poder Ejecutivo.

(40) Plan de Acción Correctiva - Plan de trabajo que debe presentar el municipio objeto de una auditoria y/o monitoría, donde especificará las medidas correctivas que ha tomado o tomará a fin de cumplir con las recomendaciones hechas por los auditores externos y los términos dentro de los cuales se Ilevarán a cabo las distintas medidas.

(41) "Single Audit Act" - Ley Federal Núm. 98-502 aprobada el 4 de octubre de 1984.

(42) GAAP - "Generally Accepted Accounting Principles"

(43) GASB - "Govenmental Accounting Standard Board"

(1) Municipios con módulo de presupuesto implantado

Los municipios con módulo de presupuesto implantado estarán obligados a generar un infome de presupuesto detallado con el desglose por fondo, departamento, programa y cuenta. Dicho informe debe presentar una descripción de la cuenta y subtotales por departamento.

(2) Municipios que no han implantado el módulo de presupuesto

Aquellos municipios que no tenían implantado el módulo de presupuesto deberán adoptar el Sistema Uniforme de Contabilidad al preparar y presentar el Presupuesto Detallado. El informe que someta deberá contener las especificaciones por fondo, departamento, programa y cuenta, o en su lugar el detalle por programa presupuestado.

(3) Documentos suplementarios

Todos los informes de presupuesto presentados a la Oficina deberán venir acompañados de los documentos suplementarios siguientes:

(a) Relación de sueldos y beneficios marginales que detalle el número total de empleados regulares, transitorios e irregulares.

(b) Resumen por funciones y conceptos

(c) Relación de negocios con patentes - el resumen de la cantidad esperada por concepto de patente dividida por sector, barrio o región del municipio.

(d) Relación de obras y mejoras capitales pagaderas con el fondo general.

(e) Relación de contratos otorgados.

(f) Relación de sentencias.

(g) Lista de las personas naturales o jurídicas con deudas vencidas por dos (2) años o más que incluya el número de seguro social federal del deudor, así como la cantidad adeudada.

(h) Relación de Donaciones.

(i) Relación de derechos, arbitrios, impuestos, cargos y tarifas que impongan por ordenanza.

(j) Informe de Ingresos Actuales y Estimados e Informe de Gastos, Obligaciones y Asignaciones del Fondo General del mes corriente.

(k) Todo documento que justifique las cuentas de ingresos - deben someterse los tipos contributivos por concepto de patentes y arbitrios del municipio para el nuevo año fiscal.

(4) Certificación Negativa

Para cualquiera de los renglones anteriores en que el municipio no tenga incidencias que reportar, deberá emitirse una certificación negativa que así lo haga constar. Dicha certificación deberá ser suscrita por el Alcalde.

(5) Plan de Trabajo

Para cada programa se definirá y certificará la clientela, el problema o necesidad que atiende, las metas, objetivos, indicadores; estrategias para lograr el objetivo, las actividades que lo componen, el número y el costo de las unidades por servicios. Se deberá incluir la evaluación de las ejecutorias del año anterior, utilizando estándares e indicadores de medición y los logros de los dos últimos años. Deberán identificarse logros y situación de compromisos programáticos, si éstos se hicieran.

Los estimados de ingresos deberán clasificarse por fondos y fuentes de ingreso, siguiendo la clasificación de cuentas uniforme establecida por el Comisionado.

El Director de Finanzas someterá al Alcalde o persona encargada de la preparación del proyecto de presupuesto los estimados de ingresos del año a presupuestarse.

(1) Impuestos, licencias, permisos, ingresos, servicios, multas, confiscaciones y otros ingresos locales.

Los estimados que comprenden los ingresos locales estarán basados en la experiencia de cobros de años anteriores. Sin embargo, para aquellos conceptos de ingresos menos recurrentes, además de la base antes señalada, el municipio analizará otros factores tales como tendencias o predicciones económicas y estimados departamentales de ingresos provenientes de servicios rendidos, de manera que se obtenga una cifra confiable a incluirse en el presupuesto. Dichos cálculos serán examinados por el Comisionado.

Deberá tenerse especial cuidado al preparar los cálculos de recursos para no inflar las cantidades correspondientes a ingresos locales, de manera que no resultaren las asignaciones en exceso de los recursos disponibles y así evitar un deficit al cierre del año fiscal.

Los ingresos basados en impuestos locales incluirán las patentes, ventas condicionales, intereses y recargos por demoras en el pago de patentes y otros impuestos locales. En el caso de las patentes, la cantidad que se incluirá en el presupuesto, será el monto total de las patentes impuestas menos un cinco por ciento (5%) tomado como reserva por recursos incobrables o un por ciento mayor, si la experiencia particular del municipio así lo justifica.

(2) Contribución sobre la propiedad e ingresos intergubernamentales

Los estimados de ingreso por concepto de la contribución sobre la propiedad, Fondo de Equiparación y Lotería serán los que informe el Director Ejecutivo del Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales. Los ingresos a recibirse como compensaciones o aportaciones del Gobierno de Puerto Rico, compensaciones en lugar de impuestos pagados por las corporaciones públicas, aportaciones para fideicomisos, aportaciones federales, bono navideño, y cualesquiera otra aportación, serán los que informe el Secretario de Hacienda, las corporaciones públicas o la agencia que administre la distribución de tales fondos.

Si por algún motivo estos estimados no estuviesen disponibles a tiempo para la preparación del presupuesto, deberán utilizarse los estimados del año físcal corriente.

(3) Aportaciones Federales Legislativas

Las aportaciones provenientes del gobierno federal que se considerarán para efectos de presupuesto es aquella cantidad que sea aprobada y certificada como cual se solicite. Las aportaciones legislativas serán aquellas Resoluciones aprobadas por la legislatura con un fin específico. Estos ingresos serán presentados al Comisionado siguiendo el formato establecido una vez sean otorgados. Para su presentación se debe referir al Apéndice I, Tabla B.

Estas cantidades serán distribuidas por las agencias o instrumentalidades que administren los mismos y que su vigencia será determinada por éstas.

(1) Las distintas unidades administrativas municipales prepararán un programa de trabajo y el cálculo de los estimados de gastos para el año presupuestado. Hasta donde sea posibie, se ofrecerá una descripción del plan de trabajo a llevarse a cabo para el año fiscal entrante con los estimados solicitados, indicándose las metas propuestas y la cantidad de trabajo o servicio que se espera rendir.

(2) Los municipios deberán separar los fondos necesarios para el pago de los servicios que le preste la Administración de Servicios Médicos, así como la aportación para la Administración de Servicios de Salud, los cuales no podrán utilizarse para otros fines.

La Administración que corresponda, en coordinación con el municipio, determinará el criterio a utilizarse para reservar dichos fondos; tomando como base la experiencia de años anteriores, el volumen de servicios proyectados, costos, inflación y cualquier otro factor que resulte necesario. En el caso de detectarse algún sobrante de los referidos fondos, será acreditado en el presupuesto correspondiente al próximo año fiscal. De gastarse una cantidad mayor a la presupuestada, la misma se incluirá en el presupuesto del próximo año físcal.

(1) El director de cada unidad administrativa preparará y someterá al Alcalde un estimado trimestral de la distribución y gastos de las asignaciones presupuestarias de sus respectivas unidades. El Director de Finanzas preparará un informe general de cada trimestre y someterá copia al Alcalde, al Auditor Interno y al Comisionado.

(2) El director de finanzas no autorizará pagos en exceso, ni modificará en forma alguna la distribución de las asignaciones sin que medie una Orden Ejecutiva y una revisión de presupuesto, debidamente aprobada por el Alcalde, durante el curso del año presupuestario.

(1) Todo municipio seguirá utilizando el sistema manual de libros de control presupuestario hasta tanto su sistema de contabilidad mecanizado sea certificado por la Oficina.

(2) En ningún caso las transacciones presupuestarias deberán reflejar atraso al llevarse a los libros o al sistema mecanizado.

(3) El director de finanzas deberá evidenciar toda transacción presupuestaria, incluyendo las transferencias de fondos y los reajustes presupuestarios.

(1) Toda transferencia de fondos entre cuentas deberá estar sustentada por los siguientes documentos:

(a) Orden Ejecutiva o Resolución autorizando la transferencia.

(b) Certificación de sobrante.

(c) Acuse de recibo de la copia de la Orden Ejecutiva enviada a la Asamblea Municipal.

(2) La certificación de sobrante a ser emitida por el Director de Finanzas deberá detallar:

(b) obligaciones giradas contra dichas cuentas;

(c) desembolsos realizados con cargo a dichas cuentas; y

(d) monto no obligado disponible para ser transferido.

(3) La Orden Ejecutiva deberá estar acompañada por la Certificación de Sobrante y deberá justificar la transferencia.

(4) En el caso de las Ordenes Ejecutivas, el Secrtario de la Asamblea tendrá cinco (5) días a partir de la fecha de recibo de la misma en la Asamblea para notificarla al Comisionado.

Mediante los reajustes presupuestarios, el municipio puede aumentar los fondos en las cuentas existentes o crear nuevas cuentas de gastos. Al realizarse el reajuste deberá enmendarse tanto las cuentas de gastos como las de ingresos municipales.

(1) Sobrantes de saldos en caja al 30 de junio _______.

Si el Director de Finanzas determinara, luego de cerrado el presupuesto del año anterior y evaluada las operaciones municipales, que existen sobrantes de saldos en caja, la suma certificada como sobrante o superávit podrá utilizarse para reajustar el presupuesto del año fiscal en curso.

(2) Ingresos de años anteriores cobrados despues del 1 de julio - Todo ingreso de año anterior cobrados después del 1 de julio del año fiscal corriente podrá utilizarse para reajustar el presupuesto una vez el Director de Finanzas celtifique el mismo como sobrante.

(3) Ingresos de arrendamiento de sitios públicos durante las fiestas patronales - Una vez adjudicadas las subastas de arrendamiento de sitios públicos para las fiestas patronales e ingresados en caja el producto de dichas subastas, el municipio podrá proceder a reajustar el presupuesto a base de tales ingresos.

(4) Mayor producto neto en cuentas de ingresos locales - Para determinar la existencia de un mayor producto neto sobre las proyecciones en cuentas de ingresos locales, el municipio deberá certificar la misma mediante un cuadro comparativo que detallará lo siguiente:

(a) el total de cobros registrados en cada una de las cuentas de ingresos locales, excepto patentes y rentas por contratos, desde el 1 de julio hasta el informe mensual de recaudaciones más reciente.

(b) la proporción correspondiente a dicho periodo del estimado calculado para el año físcal.

(c) la diferencia o mayor producto neto entre las cifras anteriores.

El cuadro comparativo deberá incluir la totalidad de las fuentes de ingresos locales de manera que se asegure que los ingresos en exceso en una fuente compensen la posible defíciencia en las recaudaciones de otra fuente. Véase el Apéndice II.

El Director de Finanzas certificará el mayor producto neto, y la suma así certificada podrá utilizarse para reajustar el presupuesto. El municipio deberá reservar una cantidad adecuada para compensar cualquier deficiencia futura en las recaudaciones de ingresos locales.

(1) EI Director de Finanzas realizará revisiones trimestrales de la distribución y gastos presupuestarios. Como parte de dicha revisión, el Director de Finanzas someterá el Informe de Ingresos Actuales y Estimados, así como el Informe de Gastos, Obligaciones y Asignaciones del Fondo General con sus hallazgos y observaciones al Alcalde, al Auditor Interno y al Comisionado.

(2) El Alcalde, el Director de Finanzas, el Auditor Interno o cualesquiera otro funcionario o empleado municipal tendrá la responsabilidad de notificar al Comisionado sobre cualquier irregularidad en el manejo de fondos que sea detectada. El Alcalde informará, además, las medidas correctivas que habrán de implantarse para corregir la situación.

Al finalizar cada año fiscal el Director de Finanzas preparará y rendirá un informe general que contendrá todas las operaciones de ingresos y egresos verificadas durante el año, incluyendo los depósitos y fianzas, empréstitos, resoluciones conjuntas y cualesquiera otras, aunque no se deriven del presupuesto en que haya intervenido la cuenta de Caja. En este informe general se determinarán y fijarán los creditos a favor o en contra del municipio al 30 de junio, las economías obtenidas y los recursos pendientes de cobro. El mismo deberá estar en poder del Comisionado en o antes del 30 de septiembre de cada año.

El informe acompañará los siguientes documentos:

(1) Informe de Ingresos Actuales y Estimados para los Fondos 01, 02, 20, 21 y 70.

(2) Informe de Asignación, Gastos y Obligaciones para los Fondos 01,02, 20, 21 y 70.

(3) Informe Detallado de Revisión de Presupuesto para el Fondo 01.

(4) Estado de Situación para los Fondos 01, 02, 20, 21 y 70.

(5) Informe de Ingresos de Gastos para los Fondos 01, 02, 20 y 70.

(6) Conciliaciones Bancarias.

Los ingresos de los municipios se dividen en Fondo General y Fondos Especiales. El Fondo General se compone de aquellos ingresos que dan base para la preparación del presupuesto operacional de los municipios. El Fondo Especial es aquel ingreso que tiene un propósito específico, y no forma parte del presupuesto funcional.

Las fuentes de ingresos municipales son aquellas contempladas en el Artículo 8.002 de la Ley Núm. 81, según enmendada.

Los municipios no podrán disponer de aquellos sobrantes de fondos especiales sin previa autorización de la entidad que los proveyó.

(1) El Alcalde nombrara por recomendaciones del Director de Finanzas, un recaudador oficial en el cual se delegarã las funciones de cobro y depósito de fondos municipales. También se podrán nombrar Recaudadores Auxiliares como ayudantes del recaudador oficial de acuerdo a las necesidades del municipio. Para el nombramiento del recaudador auxiliar, se utilizará el mismo procedimiento del recaudador oficial.

(2) Todos los recaudadores nombrados estarán incluidos en la fianza global de empleados municipales.

(3) Todo procedimiento de recaudaciones se hará a través del sistema uniforme de contabilidad mecanizada, según dispone el artículo 8.010 de la Ley 81. según enmendada, conocida como Ley de Municipios Autónomos de Puerto Rico.

(4) Los Recaudadores Oficiales y Auxiliares están facultados a recibir todo pago de contribuciones, cuentas a cobrar y otros pagos hecho al municipio.

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