Ley
Núm. 273 del año 2003
(P. del S. 1536),
2003, ley 273
(Reconsiderado)
Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en
las Auditorías de Entidades Gubernamentales
Ley Núm. 273 de 10 de septiembre de 2003
Para
establecer la Ley de Normas Contractuales sobre Independencia en las Auditorias
Externas de Entidades Gubernamentales y disponer procedimientos en relación con
la contratación de auditores externos.
EXPOSICION DE MOTIVOS
A través de los años, la figura
del auditor externo se ha establecido como uno de los elementos esenciales para
el logro de una sana administración, tanto en el sector público como privado.
Su intervención en la evaluación de controles, la detección de situaciones
irregulares y la preparación de informes financieros, así como las
recomendaciones que para el mejoramiento de los procesos, han hecho que su
presencia sea cada vez más reconocida. En el sector público, la labor del
auditor externo, además, ha servido de complemento a la labor de fiscalización
que realiza la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
El 25 de enero de 2002, el CPA
David M. Warker, Contralorr General de los Estados Unidos de América, aprobó
enmiendas significativas a las normas de independencia de los Estándares de
Auditoría Gubernamental, conocido como el Yellow Book, que entrarán en
vigor el 1 de octubre de 2002. Estas normas son de aplicación a todos los
auditores externos que realizan auditorías a entidades públicas o privadas que
reciben fondos federales. También aplican a entidades gubernamentales que,
aunque no reciben fondos federales, lo requieren como parte del alcance de la
auditoría de los estados financieros amplios (Government- Wide Financial
Statements).
Las enmiendas sobre las normas
de independencia, aprobadas por la Oficina del Contralor General de los Estados
Unidos (GAO, por sus siglas en inglés), obedecen a la necesidad de servir mejor
al interés de la ciudadanía y de mantener un alto grado de integridad,
objetividad e independencia en las auditorías que se realizan a las entidades
gubernamentales o privadas que reciben fondos federales. Estas normas contienen
dos principios generales: los auditores externos no deben realizar funciones o
tomar decisiones que competen a la gerencia de la entidad y no deben auditar su
propia labor o proveer servicios de consultoría o servicios que no sean de
auditoría en situaciones en que la cantidad o los servicios contratados son
materialmente significativos con relación a la auditoría.
Los cambios más significativos se relacionan
con las labores de consultoría o labores que no sean de auditoría (non audit
services) que realizan los auditores externos. Los auditores externos
tienen la capacidad y la posibilidad de realizar variados servicios para sus
clientes. No obstante, en algunas circunstancias no es permitido que realicen,
para un cliente para el cual se rinden los servicios de auditoría, funciones de
consultoría gerencial, contabilidad o teneduría de libros, servicios de
valoración y tasación, servicios actuariales, actividades consideradas que
competen a la gerencia o administradores de la entidad, servicios de
reclutamiento y recursos humanos, y servicios de corredor de valores. Aparte de
los requisitos mencionados sobre independencia, la dinámica y magnitud de la
administración pública actual, así como el interés del Gobierno en elevar el
nivel de transparencia de la gestión administrativa, estas normas han dado
carácter de prominencia a la figura del auditor externo en la fiscalización de
las actividades financieras y operacionales en el sector público,
complementando la función de la Oficina del Contralor de Puerto Rico.
Los auditores externos pueden
realizar determinadas labores siempre y cuando éstas no sean materialmente
significativas con relación a la auditoría. Entre estas labores, se mencionan:
las relacionadas con la teneduría de libros, el procesamiento de nómina, la
valoración de activos, la tecnología de información, los recursos humanos, la
preparación de planillas y de propuestas. Dichos profesionales pueden
participar en comités asesores, ofrecer asesoramiento rutinario, cooperar en el
establecimiento de sistemas de control interno, contestar preguntas técnicas,
ofrecer adiestramientos, herramientas y metodología para procesos de medición
de resultados y la realización de estudios, entre otros.
De conformidad con la política
pública indicada y la importancia de la función que realiza el auditor externo
en las entidades gubernamentales, el Senado del Estado Libre Asociado de Puerto
Rico considera que es necesario establecer normas que hagan más efectivo el
trabajo de estos profesionales para la administración pública.
DECRETASE POR LA
ASAMBLEA LEGISLATIVA DE PUERTO RICO:
Artículo 1.- Esta Ley se conocerá como "Ley de Normas Contractuales sobre
Independencia en las Auditorías de Entidades Gubernamentales".
A los fines de esta Ley, la
frase "cualquier entidad de gobierno", incluye todos los organismos
con facultad de contratar de las Ramas Ejecutiva, Legislativa y Judicial,
incluyendo, pero sin limitarse, a departamentos, dependencias, municipios,
corporaciones públicas y sus subsidiarias, afiliadas o cualesquiera entidades
gubernamentales que tengan personalidad jurídica propia.
Artículo 2.- Todo contrato de servicios de consultoría, servicios que no sean de
auditoría o servicios de auditoría con auditores externos que otorgue cualquier
entidad de gobierno o entidad privada que reciba fondos públicos, en exceso de
doscientos mil (200,000) dólares anuales incluirá disposiciones en cuanto a
que:
a. El auditor no realizará funciones
gerenciales ni tomará decisiones que competen a la gerencia de la entidad;
b. Los auditores contratados en
calidad de consultores o para realizar labores que no sean de auditoría, no
podrán proveer servicios de auditoría, funciones de consultoría gerencial,
procesamiento de nómina, contabilidad o teneduría de libros, servicios de
valoración, y tasación, servicios actuariales, actividades consideradas que
competen a la gerencia o administradores de la entidad, servicios de
reclutamiento y recursos humanos, y servicios de corredor de valores, y otros
similares;
c. Los empleados de la firma de
auditoría o el auditor externo que realizará el trabajo de consultoría no
participará en la planificación de la auditoría, el trabajo de auditoría o la
revisión de los trabajos relacionados;
d. El contrato no limita el
alcance y extensión de la auditoría a un nivel menor que el que se haría si
otra firma o auditor externo hubiera realizado el traba o de consultoría;
e. El sistema de control de
calidad de la oficina de auditores externos, en aspectos relacionados con su
independencia, incluya normas y procedimientos para considerar en los trabajos
de auditoría, presentes y futuros, el efecto de los trabajos de consultoría o
de trabajos que no sean de auditoría; y
f. El auditor externo se compromete a informar y
entregar al auditor que realice la auditoría de control de calidad (peer
review) de su oficina, este contrato de servicios de consultoría o de
trabajos que no sean de auditoría y cualquier otro, y todos los legajos
correspondientes a las auditorías realizadas de la entidad, si ha realizado
alguna.
Artículo 3.- Los contratos deben establecer claramente los objetivos, el alcance y
el producto final del trabajo de consultoría o de los trabajos que no sean de
auditoría y la responsabilidad de cada
una de las partes en determinados aspectos. Entre otras cosas, la gerencia será
responsable de:
1. Designar el nivel gerencial responsable de
supervisar los trabajos contratados de consultoría o los trabajos que no sean
de auditoría;
2. supervisar la ejecución de los trabajos para
asegurarse que se cumple con las expectativas de la gerencia;
3. tomar las decisiones relacionadas con el
trabajo contratado y aceptar la responsabilidad por dichas determinaciones;
4. evaluar la adecuacidad de los servicios
prestados y los resultados obtenidos.
Artículo 4.- Los auditores externos comparecerán ante el funcionario principal de
la entidad, su junta directiva o su comité de auditoría, cuando ésta exista,
dentro de sesenta (60) días de haber entregado el informe final de auditoría
para informar detalladamente los hallazgos y las recomendaciones.
Artículo 5.- Será obligación del funcionario principal de la entidad auditada
enviar copia a la oficina del Contralor, dentro de treinta (30) días de haber
recibido las cartas finales de recomendaciones (management letters) que le hayan
sometido los auditores externos durante la auditoría y copia de los informes de
auditoría emitidos en forma final. Además, enviará los estados financieros
auditados, los informes de. cumplimiento, si aplica, y de control interno sobre
cumplimiento y la opinión sobre cumplimiento, los cuales se acompañarán de una
Hoja de Trámite debidamente completada y fin-nada por el funcionario principal
de la entidad auditada,
Artículo 6.- Los auditores externos mantendrán guardadas, por un período de seis
(6) años o una auditoría del Contralor, lo que ocurra primero, las hojas de
trabajo y demás documentos justificantes que permitan a los auditores de la
Oficina del Contralor examinarlos como parte de las auditorías que éstos
realizan de las entidades gubernamentales o privadas que reciben fondos gubernamentales.
Artículo 7.- En todos aquellos casos en que a cualquier entidad de gobierno se le
requiera por ley, reglamento, acuerdo de financiamiento, o cuando se determine
necesario, la contratación de auditores externos para realizar auditorías
financieras, el contrato se otorgará noventa (90) días antes del cierre del año
fiscal a ser auditado.
Artículo 8.- La Oficina del Contralor emitirá Cartas Circulares para establecer
las guías que considere procedentes para que las entidades gubernamentales
cumplan con esta Ley. Ello incluye, sin que se entienda como una limitación,
emitir formularios modelo que deberán adoptarse para el trámite relacionado con
las notificaciones que se hagan a la Oficina del Contralor, y requerir las
certificaciones correspondientes. También incluye, requerir la información
mediante el uso de disquetes u otros medios electrónicos que se consideren
apropiados de acuerdo con los avances tecnológicos.
Artículo 9.- Esta Ley comenzará a regir a
los treinta (30) días después de su aprobación.
Presidente del Senado
Presidente de la Cámara
Nota Importante: Esta
ley es copia de la ley original cuando fue aprobada, no incluye enmiendas
posteriores.
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ADVERTENCIA
Este documento constituye un documento de las leyes del Estado Libre
Asociado de P.R. que está sujeto a los cambios y correcciones del proceso de
compilación y publicación oficial de las leyes de Puerto Rico. Su distribución
electrónica se hace como un servicio público a la comunidad. Siempre busque
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