Ley de Municipios Autonomos en LexJuris

LEY DE MUNICIPIOS AUTONOMOS DE PUERTO RICO

Ley Núm. 81 del 30 de Agosto de 1991, según enmendada (21 L.P.R.A. secs. 201 a 240)

CAPITULO VIII FINANZAS MUNICIPALES

Art. 8.001 Régimen de ingresos y desembolsos. (21 L.P.R.A. sec. 4351)

Los ingresos y desembolsos de fondos del municipio se regirán por las disposiciones de esta ley [21 LPRA secs. 5801 et seq.], por las reglas y reglamentos promulgados por el Comisionado, por las disposiciones de cualesquiera leyes especiales aplicables a los municipios y por los convenios autorizados por esta ley que provean fondos al municipio.

(a) No se podrá incurrir en gastos de fondos públicos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios. Se entenderá por cada uno de estos términos, lo siguiente:

(1) "Gasto extravagante" significará todo desembolso fuera del orden y de lo común, contra la razón, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento.

(2) "Gasto excesivo" significará todo desembolso por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalemente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos, o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente adecuado que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad.

(3) "Gastos innecesarios" significará todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado.

Art. 8.002 Fuentes de ingresos. (21 L.P.R.A. sec. 4352)

Los ingresos del municipio serán, entre otros, los siguientes:

(a) Las rentas y el producto de los bienes y servicios municipales.

(b) El producto de la contribución básica sobre la propiedad mueble e inmueble.

(c) La contribución adicional sobre toda propiedad sujeta a contribuciones para el pago de principal e intereses de empréstitos.

(d) Las recaudaciones por concepto de patentes, incluyendo sus intereses y recargos, según impuestas y cobradas por la Ley Núm. 113 del 10 de julio de 1974, según enmendada, [21 LPRA secs. 651 et seq.], conocida como "Ley de Patentes Municipales".

(e) Las multas y costas impuestas por los tribunales de justicia por violaciones a las ordenanzas municipales.

(f) Los intereses sobre fondos de depósitos, y cualesquiera otros intereses devengados sobre cualquier otras inversiones.

(g) Intereses sobre inversiones en valores del Gobierno de los Estados Unidos, del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, de los municipios de Puerto Rico y de entidades cuasi públicas del gobierno federal y cualesquiera otros intereses sobre inversiones según se establecen en el Inciso (j) del Artículo 2.001 de esta ley.

(h) Los derechos, arbitrios, impuestos, cargos y tarifas que se impongan por ordenanza sobre materias que no hayan sido objeto de tributación por el Estado.

(i) Las aportaciones y compensaciones autorizadas por esta ley o por cualesquiera otras leyes especiales.

(j) Las asignaciones especiales autorizadas por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico.

(k) Las aportaciones provenientes de programas federales.

(l) Los donativos en efectivo.

(m) Las tasas especiales que se impongan sobre la propiedad sujeta a contribución.

(n) Las contribuciones adicionales especiales sobre la propiedad inmueble.

(o) Los ingresos de fondos de empresas (enterprise funds).

(p) Los fondos provenientes de las asignaciones legislativas para el Programa de Participación Ciudadana para el Desarrollo Municipal que se crea en el artículo XVI de esta ley. (Enmendado en el 1992, ley 84)

Art. 8.003 Cobro de deudas registradas. (21 L.P.R.A. sec. 4353)

Será obligación del Alcalde realizar todas las gestiones necesarias para el cobro de todas las deudas de personas naturales o jurídicas que estuviesen registradas en los libros o récords de contabilidad a favor del municipio y recurrirá a todas las medidas que autoriza la ley para cobrar dichas deudas dentro del mismo año fiscal en que se registren o hasta la fecha del cobro. En los casos que sea necesario, se deberá proceder por la vía judicial y cuando el municipio no cuente con los fondos suficientes para contratar los servicios profesionales legales requeridos, referirá los casos al Secretario de Justicia. Cuando la deuda, por su naturaleza o cuantía, o por ambas, afecte los estimados de presupuesto y/o las cuentas programáticas de asignación de fondos para un año fiscal, tal situación deberá informarse al Comisionado. (Enmendado en el 1998, ley 169)

Art. 8.004 Desembolso de fondos. (21 L.P.R.A. sec. 4354)

Las obligaciones y desembolsos de fondos públicos municipales sólo podrán hacerse para obligar o pagar servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones o cualesquiera otros conceptos autorizados por ley, ordenanza o resolución aprobada al efecto y por los reglamentos adoptados en virtud de las mismas.

(a) Los créditos autorizados para las atenciones de un año fiscal específico serán aplicados exclusivamente al pago de gastos legítimamente originados e incurridos durante el respectivo año, o al pago de obligaciones legalmente contraídas y debidamente asentadas en los libros del municipio durante dicho año.

(b) No podrá gastarse u obligarse en año fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolución para dicho año. Tampoco se podrá comprometer, en forma alguna, al municipio en ningún contrato o negociación para pago futuro de cantidades que excedan a las asignaciones y los fondos. Estarán excluidos de lo dispuesto en este inciso los contratos de arrendamiento de propiedad mueble e inmueble y de servicios.

(c) Las subvenciones, donativos, legados y otros similares que reciba el municipio con destino a determinadas obras y servicios municipales sólo se utilizarán para la atención de los fines para los cuales sean concedidas u otorgadas, a menos que se trate de sobrantes para cuya utilización no se proveyó al hacerse la concesión.

(d) Todos los desembolsos que efectúe el municipio se harán directamente a las personas o entidades que hayan prestado los servicios o suplido los suministros o materiales, excepto en los casos que haya mediado un contrato de cesión de crédito y se haya cumplido con los requisitos reglamentarios del Comisionado.

No se autorizará desembolso alguno relacionado con contratos sin la constancia de haberse enviado el contrato a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, conforme a lo dispuesto en la Ley Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada [ 2 LPRA secs. 97 y et. seq.] y su Reglamento. (Enmendado en el 1992, ley 84)

Art. 8.005 Legalidad y exactitud de gastos; responsabilidad. (21 L.P.R.A. sec. 4355)

El Alcalde, los funcionarios y empleados en que éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de los documentos y todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. Además, estarán sujetos a las disposiciones de las [33 LPRA secs. 3001 et seq.], conocidas como el "Código Penal del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", en todo asunto relacionado con el descargue de su función pública, administrativa y fiscal. Asimismo, deberán producir y someter todos los informes que requieran las leyes, ordenanzas, resoluciones, reglamentos, procedimientos y normas aplicables dentro del término establecido por los mismos. (Enmendado en el 1999, ley 279)

Art. 8.006 Gastos y obligaciones en exceso de créditos; autorización. (21 L.P.R.A. sec. 4356)

No obstante lo dispuesto en el artículo 8.009 de esta ley, que establece disposiciones especiales para el año de elecciones generales, en casos de emergencia el Alcalde podrá autorizar al funcionario a cargo de las finanzas para incurrir en gastos u obligaciones en exceso de los créditos asignados, hasta una cantidad equivalente al cinco por ciento (5%) de la suma total del presupuesto de gastos de funcionamiento del municipio del año fiscal en que se emita tal autorización. Esta autorización deberá hacerse por escrito, indicando los hechos que motivan la emergencia. El Alcalde informará tal determinación a la Legislatura Municipal y al Comisionado, no más tarde de las veinticuatro (24) horas siguientes a la fecha de haber emitido tal autorización.

El monto de las deudas equivalente al citado cinco por ciento (5%) será incluido con carácter preferente en la resolución del presupuesto general de ingresos y gastos del municipio del siguiente año fiscal.

A los propósitos de esta sección, el término "emergencia", significará un suceso o combinación ocasional de circunstancias que exija acción inmediata.

Lo dispuesto en esta sección no será de aplicación durante el período de tiempo comprendido entre el 1ro de julio del año en que se celebren elecciones y la fecha de toma de posesión de los nuevos funcionarios electos. (Enmendado en el 1998, ley 169)

Art. 8.007 Obligaciones en los libros. (21 L.P.R.A. sec. 4357)

(a) Atenciones con año determinado. - La porción de las asignaciones y de los fondos autorizados para las atenciones de un año fiscal que hayan sido obligados en o antes del 30 de junio del año fiscal a que correspondan dichas asignaciones y fondos, continuarán en los libros por un (1) año adicional, después de vencido el año fiscal para el cual hayan sido autorizados. Después de ese año no se girará contra dicha porción por ningún concepto.

Inmediatamente después de transcurrido ese año, se procederá a cerrar los saldos obligados, tomando en consideración cualquier disposición legal y reglamentaria al respecto. Toda obligación autorizada, cuyo pago quede afectado por el cierre de los saldos obligados, deberá incluirse en el presupuesto del año fiscal que esté vigente, según dispuesto en esta ley.

(b) Atenciones sin año determinado. - Las asignaciones y los fondos autorizados para obligaciones que no tengan año fiscal determinado serán aplicadas exclusivamente al pago de gastos por concepto de artículos, materiales y servicios necesarios para cumplir el propósito para el cual fueron establecidos, siempre que constituyan obligaciones legítimamente contraídas y debidamente registradas en los libros municipales. No se podrá gastar u obligar cantidad alguna que no sea necesaria para dicho propósito o que exceda de la cantidad autorizada, incluyendo las cantidades traspasadas con abono a dichas asignaciones o fondos. Tampoco se podrá comprometer al municipio en ningún contrato o negociación para el futuro pago de cantidades que excedan dichas asignaciones o fondos, a menos que esté expresamente autorizado por ley.

Las asignaciones y los fondos autorizados para las obligaciones sin año fiscal determinado continuarán en los libros municipales hasta quedar completamente cumplidos los fines para los cuales fueron creados, después de lo cual los saldos no obligados de dichas asignaciones y fondos se cerrarán tomando en consideración cualquier disposición legal o reglamentaria aplicable. Los saldos obligados de dichas asignaciones y fondos continuarán en los libros durante un (1) año después de cerrados los saldos no obligados, al cabo de lo cual serán cancelados, tomando en consideración las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

Art. 8.008 Pagos a deudores morosos; prohibición. (21 L.P.R.A. sec. 4358)

No se efectuarán pagos a ninguna persona natural o jurídica que tenga deudas vencidas por cualquier concepto con el municipio o deudas con el gobierno central sobre las que el municipio tenga conocimiento. Las cantidades de dicho pago que retenga el municipio serán aplicadas a la deuda de la persona natural o jurídica a la cual se le haga la retención.

Cuando la deuda sea con el municipio, el Alcalde podrá autorizar y conceder a la persona un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación del deudor así lo justificase.

Se deberá cobrar intereses sobre la deuda acumulada a base de la tasa de interés prevaleciente en el mercado para préstamos de consumo, al momento de convenirse el plan de pagos.

Con el propósito de asegurar el cobro de las deudas municipales a que se refieren este artículo y el inciso (j) del artículo 9 de la Ley Núm. 230 de 23 de julio de 1974, según enmendada [3 LPRA sec. 283f(j)], conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", el municipio deberá preparar al 30 de junio de cada año una lista de todas las personas naturales o jurídicas, con su respectivo número de seguro social, personal o patronal, que por cualquier concepto tengan deudas vencidas por dos (2) años o más con el municipio. Este deberá someter dicha lista al Comisionado no más tarde del 15 de julio del próximo año fiscal. El Comisionado enviará al Secretario de Hacienda y al Director Ejecutivo del Centro, no más tarde del 30 de agosto, un informe resumiendo las listas enviadas por los municipios. El Secretario de Hacienda circulará [la lista] entre todas las agencias, instrumentalidades y entidades corporativas, y el Comisionado entre los municipios. (Enmendado en el 1995, ley 36)

Art. 8.009 Años de elecciones; disposición especial. (21 L.P.R.A. sec. 4359)

Durante el período comprendido entre el 1ro. de julio de cada año en que se celebran elecciones generales y la fecha de la toma de posesión de los nuevos funcionarios electos, el municipio no podrá incurrir en obligaciones o gastos que excedan del cincuenta por ciento (50%) del presupuesto aprobado para el año fiscal. A tal fin, el funcionario a cargo de las finanzas se abstendrá de registrar o certificar orden alguna que exceda del límite establecido en esta sección.

Esta limitación no se aplicará a lo siguiente:

(1) Intereses, amortizaciones y retiro de la deuda pública municipal;

(2) otros gastos y obligaciones estatutarias;

(3) el pago de las sentencias de los tribunales de justicia;

(4) la cantidad que fuere necesaria para cubrir cualquier déficit del año fiscal anterior;

(5) los gastos a que esté legalmente obligado el municipio por contratos ya celebrados;

(6) mejoras permanentes;

(7) la compra y reparación de equipo;

(8) la celebración de las fiestas patronales o días festivos, cuando se haya provisto una cuenta separada para su celebración en la resolución del presupuesto general de gastos, y

(9) las retenciones que haga el Centro en cobro de deudas estatutarias o contractuales contraídas con el Gobierno Central.

La Asamblea no autorizará al municipio para que incurran en gastos, y obligaciones en exceso del cincuenta por ciento (50%) de la asignación presupuestaría durante el término de tiempo antes indicado. La Asamblea podrá autorizar transferencias entre cuentas de los créditos no comprometidos del 1ro. de julio al 31 de diciembre del año de elecciones. Las cuentas para atender necesidades y servicios básicos a la comunidad como son drogas y medicamentos, el pago de recetas y pruebas de laboratorio, desperdicios sólidos y otras similares que constituyan un servicio básico a la comunidad. se podrán aumentar pero no reducirse para transferir a otras cuentas. En el caso de las cuentas para el pago de nómina, la Asamblea sólo podrá autorizar el uso del cincuenta por ciento (50%) de los fondos o créditos disponibles en los puestos de personal regular o de confianza, no cubiertos durante el período de 1 de julio al 31 de diciembre. Esto permitirá que a partir de enero se encuentren disponibles los fondos correspondientes a los puestos vacantes para nuevos nombramientos.

Durante ese mismo período de tiempo el municipio no podrá comprometerse en contratos de arrendamiento o de servicio, excepto en aquellos casos o situaciones en que se vean amenazados de interrupción o se interrumpan servicios esenciales a la comunidad.

No más tarde del 15 de octubre de cada año de elecciones generales, el Alcalde entregará a la Comisión Local de Elecciones del precinto en que está ubicada la Casa Alcaldía, el detalle de todos los registros de contabilidad al 30 de septiembre de dicho año de elecciones correspondiente a las cuentas presupuestarias, las cuentas de activos, pasivos, ingresos y gastos por fondos. Tal detalle incluirá los balances de cualesquiera libros o subsistemas que se consideren necesarios para garantizar la integridad de los datos a la referida fecha.

La Comisión Local de Elecciones devolverá dicha información a la Asamblea dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de toma de posesión del Alcalde electo.

La Comisión Estatal de Elecciones establecerá por reglamento el procedimiento y normas para hacer efectiva la custodia de dicha información.

Cuando la Comisión Estatal de Elecciones emita una certificación preliminar en la que se determine que un alcalde incumbente ha sido reelecto, quedarán sin efecto las disposiciones de esta sección a partir de la fecha en que se emita la certificación preliminar. No obstante, si la certificación preliminar arroja una diferencia entre dos candidatos al puesto de alcalde de cien (100) votos o menos, o de la mitad del uno (1) por ciento de los votos totales depositados en la urna, dando la posibilidad a que se emita una solicitud de recuento, o esté pendiente de alguna impugnación de la elección del incumbente, será necesario esperar a que la Comisión Estatal de Elecciones emita una certificación oficial de elección para poder dejar sin efecto las disposiciones de esta sección (o a la fecha de la toma de posesión del funcionario electo, lo que ocurra primero). (Enmendado en el 1992, ley 84; 1995, ley 36; 1997, ley 68)

Art. 8.010 Organización fiscal y sistema de contabilidad. (21 L.P.R.A. sec. 4360

El Comisionado en coordinación con los municipios, será responsable de diseñar o aprobar la organización fiscal, el sistema uniforme de contabilidad computadorizado y los procedimientos de pagos, ingresos y de propiedad de todos los municipios de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Como parte de dichos procedimientos diseñará y revisará todos los informes fiscales que utilicen los municipios.

(a) El sistema computadorizado y los procedimientos de contabilidad y de propiedad serán diseñados de forma tal que permita al municipio llevar a cabo a sus funciones [sic ], a la vez que sirvan de base para mantener una contabilidad municipal uniforme y coordinada, provean un cuadro completo de los resultados de las operaciones financieras del municipio y suplan, además, la información financiera necesaria que el municipio debe proveer para ayudar a la Asamblea Legislativa, al Gobernador y al Secretario de Hacienda y al Comisionado en el desempeño de sus respectivas responsabilidades.

(b) La contabilidad municipal se llevará por fondos y estará basada en los principios de contabilidad generalmente aceptados y los requisitos establecidos por la Junta Reguladora de Contabilidad de Gobierno (Governmental Accounting Standard Board - GASB ). También se utilizarán los pronunciamientos del Consejo Nacional de Contabilidad de Gobierno (National Committee on Governmental Accounting - NCGA ) y el libro "Governmental Accounting, Auditing and Financial Reporting ", comúnmente conocido por Blue Book , como base para diseñar el sistema de contabilidad y los procedimientos fiscales de los municipios.

(c) Todo municipio vendrá obligado a utilizar el sistema uniforme de contabilidad computadorizado diseñado o aprobado por el Comisionado para todos los municipios de Puerto Rico en lo referente a su esquema de cuentas, a su requerimiento de informes financieros y a sus normas de control interno. El Comisionado podrá autorizar el diseño y establecimiento de otros sistemas a municipios cuyas circunstancias lo ameriten, siempre y cuando sus diseños cumplan con los requerimientos antes especificados y que además:

(1) Provean información completa sobre el resultado de las operaciones municipales;

(2) provean la información financiera adecuada y necesaria para una administración municipal eficiente;

(3) cuenten con un control efectivo y contabilización de todos los fondos, propiedad y activos pertenecientes al municipio, y

(4) produzcan informes y estados financieros confiables que sirvan como base para la preparación y justificación de las necesidades presupuestarias de los municipios.

(d) Los procedimientos para incurrir en gastos y pagarlos, para recibir y depositar fondos públicos municipales y para controlar y contabilizar la propiedad pública municipal tendrán controles adecuados y suficientes para impedir y dificultar que se cometan irregularidades. Asimismo, que de éstas cometerse, se puedan descubrir y fijar responsabilidades, y que garanticen, además, la claridad y pureza en los procedimientos fiscales.

(e) El Alcalde y los demás funcionarios municipales cooperarán con el Comisionado en el diseño de la organización fiscal de su respectivo municipio, del sistema uniforme de contabilidad computadorizado y en los procedimientos de pagos, ingresos y de propiedad. Una vez el Comisionado apruebe dicho sistema, será mandatorio para los municipios la instalación y el uso continuo de los mismos. No obstante, el Comisionado ofrecerá al municipio el asesoramiento y la ayuda que estime pertinente para la instalación del referido sistema y procedimientos.

(f) El Comisionado podrá autorizar a cualquier municipio que diseñe su propio sistema de contabilidad computadorizado y sus procedimientos fiscales cuando por alguna razón éste no pueda diseñarlos. Igualmente, podrá autorizarlos cuando, en su opinión, la organización fiscal, el sistema de contabilidad, los procedimientos internos y las prácticas administrativas existentes en el municipio lo justifiquen, siempre y cuando el municipio de que se trate cuente con el personal adecuado y necesario para dicha labor. El sistema, procedimientos y organizaciones fiscales que así se diseñen deberán seguir las pautas y normas que establezca el Comisionado y requerirán la aprobación final de éste para su implantación.

(g) El Comisionado intervendrá, de tiempo en tiempo, las organizaciones fiscales y el sistema y procedimientos de contabilidad y de propiedad de cada municipio para verificar si se están siguiendo los mismos y si éstos cumplen a cabalidad su cometido. Con el propósito de evitar o impedir que el sistema y procedimientos de contabilidad y de propiedad pierdan efectividad, el Comisionado los revisará de acuerdo a las necesidades cambiantes del gobierno y con las normas modernas que rijan la materia.

(h) El Comisionado podrá autorizar a cualquier municipio que modifique su propio sistema, los procedimientos de contabilidad y de propiedad y las organizaciones fiscales cuando por alguna razón dicho funcionario no pueda modificarlos. También podrá autorizar tales modificaciones cuando, en su opinión, la efectividad de la organización fiscal, el sistema de contabilidad, los procedimientos internos y las prácticas administrativas en el municipio lo justifiquen, siempre y cuando éste cuente con el personal adecuado y necesario para dicha labor. Las modificaciones deberán hacerse siguiendo las pautas y normas que establezca el Comisionado y cualesquiera cambios que, como resultado de tales modificaciones deban efectuarse al sistema, procedimientos de contabilidad y de propiedad y organizaciones fiscales en vigor, requerirán la aprobación del Comisionado para su implantación. El resultado de dichas modificaciones deberá notificarse al Comisionado por el municipio autorizado mediante informe al efecto, dentro de un período de noventa (90) días desde la fecha en que éstos sean implantados.

(i) Cada municipio será responsable de la implantación del sistema uniforme de contabilidad computadorizada y de la correspondiente certificación del sistema por el Comisionado al año de haber comenzado el proceso de implantación y después que el Comisionado le[s] haya orientado, adiestrado a sus empleados y técnicos, haya instalado el sistema en su totalidad y corregido cualesquiera deficiencia técnica y de diseño del sistema que permita generar los informes necesarios. El Comisionado certificará al municipio a partir del año, o en su lugar, completará en un término de un (1) año adicional el proceso para certificar. Agotadas la gestiones administrativas del Comisionado, si existe algún municipio que al completar los dos (2) años después de comenzar el proceso de implantación no pueda ser certificado, el Comisionado podrá proceder de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 19.012 de esta ley o podrá extender el proceso por un período adicional que será determinado por acuerdo con el municipio.

(j) Será responsabilidad de los municipios el tener las cuentas de balances por fondo, las reconciliaciones bancarias y las cuentas a cobrar y pagar conciliados como requisito al momento de entrar la información al sistema de contabilidad mecanizado. Cuando no sea así, o no sea posible, el municipio informará al Comisionado quien realizará una evaluación junto a un Consejo Asesor que creará para los propósitos de este inciso y el inciso (k).

(k) El Comisionado queda facultado a crear un Consejo Asesor que constará de cinco (5) miembros. Cuatro (4) de éstos serán designados por el Comisionado y deberán ser personas de probada reputación y con conocimientos en contabilidad y sistemas de información computadorizados. El quinto miembro del Consejo Asesor será el alcalde del municipio concernido, excepto en los casos donde éste designe a su Director de Finanzas. Disponiéndose, que se considerará constituido el Consejo por cuatro (4) de los miembros, nombrados por el Comisionado, cuando los asuntos generales a ser considerados por el mismo afecten a todos los municipios o al sistema en su totalidad. El Comisionado será responsable de la compensación de los miembros que él designe y de todos los costos relacionados con las gestiones que en el descargue de sus funciones incurran dichos miembros.

El Comisionado aprobará un reglamento donde se especificará, entre otros, los requisitos de selección y sustitución de los miembros del Consejo Asesor, las facultades y responsabilidades inherentes al alcance y limitaciones de las funciones del Consejo Asesor. Siendo su función principal velar por que se lleve a cabo el establecimiento ordenado de los debidos controles fiscales y organizacionales necesarios para lograr la implantación y certificación de los Sistemas de Contabilidad Computadorizados.

Tomando en cuenta la situación específica del municipio concernido y luego de recibir la evaluación y recomendaciones del Consejo Asesor, el Comisionado podrá:

(1) Autorizar la depuración de la información incorrecta que se haya entrado al sistema antes de la certificación, incluyendo su total eliminación;

(2) fijar como punto de partida los balances del último estado financiero auditado (Single Audit ) del municipio;

(3) identificar una fecha donde exista información confiable a partir de la cual se comenzará en el sistema.

(4) autorizar a cualquier municipio , sea o no integrante del Sistema Uniforme de Contabilidad Mecanizada, que no pueda cuadrar su contabilidad histórica, por no tener a su haber la documentación para hacerlo o por cualquier otra razón que haga imposible cumplir con el mandato de ley, a realizar un corte de caja y hacer los ajustes necesarios en sus cuentas siempre que concurran las siguientes circunstancias:

(a) El Municipio someta al Comisionado una evaluación detallada de cómo se dio la desviación de los procesos de contabilidad y una propuesta que tenga garantías, en forma de controles internos y administrativos, de que no se incurrirá en la misma irregularidad. El Comisionado someterá la propuesta al Consejo.

(b) El Consejo estudiará la propuesta municipal, solicitará la información suplementaria que estime pertinente y elaborará, junto al municipio, un plan de acción indicando los ajustes a realizarse, cómo han de tratarse las transacciones contables afectadas por los ajustes y quienes serán personalmente responsables a nivel municipal por la ejecución del plan; este plan dispondrá, además, la forma en que el Consejo le dará seguimiento y los métodos de evaluación, antes de hacer la recomendación al Comisionado.

(c) El Consejo podrá solicitar, en estos casos, y en cualquiera otros, cuando así lo estime conveniente, el consejo de la Junta de Contabilidad, creada por la Ley Núm. 293 de 15 de mayo de 1945, según enmendada.

Ninguna de estas medidas, sin embargo, relevará a los municipios de la responsabilidad de realizar todos los esfuerzos posibles para corregir su contabilidad y mantener la documentación de sus operaciones de forma que puedan auditarse en períodos no mecanizados. (Enmendado en el 1995, ley 36; 1996, ley 73: 2000, ley 28)

Nota: La ley Núm. 28 del 2000 enmendo el inciso k y añadió el apartado 4 al tercer parrafo.

Art. 8.011 Protección de activos y recursos contra pérdidas financieras. (21 L.P.P.A. sec. 4361)

Los municipios tendrán la obligación de proteger sus activos y recursos contra todo tipo de pérdida financiera resultante de las contingencias o riesgos mencionados en el inciso (c) de este artículo.

(a) A los fines de cumplir con la obligación antes impuesta, los municipios utilizarán los mecanismos para tratar riesgos que disponga el Secretario de Hacienda, los cuales podrán incluir:

(1) El uso de autoseguros que cumplan con los requisitos de la técnica del seguro pero que no se considerarán como seguros al amparo de la Ley Núm. 77 de 19 de junio de 1957, según enmendada, [26 LPRA secs. 101 et seq.], conocida como "Código de Seguros de Puerto Rico".

(2) La transferencia parcial o total de riesgos a aseguradores autorizados mediante el uso de fianzas, garantías y contratos de seguros.

(3) El uso de aseguradores cautivos y de reaseguros.

(4) La asunción del riesgo por el Estado cuando ninguna de las opciones mencionadas sea viable.

(b) Al disponer la forma en que se habrán de utilizar los mencionados mecanismos de tratamiento de riesgos, el Secretario de Hacienda tendrá en cuenta que la técnica del seguro opera con más eficiencia en la medida en que ésta se aplique a riesgos de distinta incidencia y severidad y en que el número de objetos asegurados sea mayor. Asimismo, proveerá, siempre que sea posible que los referidos mecanismos se apliquen en forma global a todos los municipios. No obstante, el Secretario de Hacienda podrá autorizar el uso de mecanismos de seguros que se apliquen a determinados municipios o grupos de éstos, si determina que esta opción es la más eficiente y económica en el caso particular de dicho municipio o grupo de municipios.

(c) Los mecanismos para tratar riesgo que disponga el Secretario de Hacienda deberán proveer, según éste lo determine, protección a los municipios contra todo riesgo puro. Se entenderá por riesgos puros aquellos que puedan causar al municipio una pérdida financiera pero no una ganancia, incluyendo:

(1) Pérdidas por daños físicos a la propiedad.

(2) Pérdidas económicas indirectas o gastos extraordinarios resultantes de dichos daños.

(3) Pérdidas por todo tipo de reclamación por daños y perjuicios, incluyendo, sin que se entienda como una limitación, responsabilidad profesional y responsabilidad contractual, si la hubiera, por una cantidad mínima igual a los límites estatutarios dispuestos en esta ley.

(4) Pérdidas de activos de los municipios incluyendo dinero, valores, bonos, títulos o certificados de deuda u obligación o cualquier tipo de instrumento financiero o propiedad pública perteneciente a éstos, causada por fraude, improbidad, hurto, robo, abuso de confianza, falsificación, falsa representación, malversación, desfalco o cualquier otro acto de deshonestidad o falta en el fiel cumplimiento de los deberes u obligaciones de su cargo, cometidos por los funcionarios y empleados del municipio o por cualesquiera otras personas con el conocimiento y consentimiento de dichos funcionarios y empleados.

(d) El Secretario de Hacienda actuará en representación de los municipios, en la forma que estime más conveniente, económica y ventajosa para éstos, en todo lo relacionado con la protección de sus activos contra pérdidas resultantes de los riesgos puros. En el desempeño de esta responsabilidad, el Secretario estará facultado, entre otras cosas, para decidir el mecanismo que se utilizará para tratar los riesgos a cubrir, los límites de la cobertura, los términos contractuales que aplicarán a la misma y la aportación, cuota o prima que habrá de pagar el municipio por la cobertura que habrá de recibir y los procedimientos a seguir en el trámite, ajuste y negociación de reclamaciones.

Además, el Secretario podrá requerir a los municipios que, en sus transacciones con terceras personas, exijan a éstas por contrato que protejan al municipio contra pérdidas financieras resultantes de dichas transacciones o que los releven totalmente de responsabilidad legal relacionada con dichas transacciones.

A los efectos de esta protección, el Secretario de Hacienda podrá requerir a los municipios que exija a dichas personas las fianzas, garantías seguros que estime pertinentes.

(e) El Secretario de Hacienda, en consulta con el Comisionado, dispondrá por reglamento los criterios, requisitos y procedimientos que se aplicarán en todo lo relacionado con el tratamiento de los riesgos que pueden causar pérdidas financieras a los municipios, incluyendo entre otros el mecanismo de tratamiento de riesgo a utilizar, los riesgos a cubrir, los límites de la cobertura, los funcionarios, empleados y personas que deberán estar cubiertas contra los tipos de pérdidas mencionados en el inciso (c)(4) de este artículo y los criterios que dichas personas deberán satisfacer para obtener tal cobertura, el ajuste de reclamaciones y el otorgamiento al municipio de créditos por buena experiencia.

Estará facultado, además, para requerir a los municipios que impongan a las Corporaciones Especiales para el Desarrollo de los Municipios la obligación de proteger sus activos contra pérdidas financieras resultantes de los riesgos mencionados en el inciso (c) de este artículo y de relevar al municipio de pérdidas resultantes de sus operaciones.

Con respecto a los tipos de pérdidas mencionados en el inciso (c)(4) de este artículo, el reglamento y el contrato estableciendo el acuerdo entre el municipio y el mecanismo que se utilice para suscribir el riesgo, deberá disponer que el Alcalde o su representante autorizado someterá, no más tarde del 10 de mayo de cada año, una relación de las posiciones cuyos incumbentes deben estar cubiertos contra los tipos de pérdidas mencionados en dicho inciso y que los nuevos incumbentes de dichas posiciones quedarán cubiertos automáticamente al ocupar las mismas posiciones.

Con respecto a los tipos de pérdidas mencionados en los incisos (c)(1), (c)(2) y (c)(3) de este artículo, el reglamento establecerá la información que los municipios deberán someter y los procedimientos y trámites que deberán seguir para que el Secretario de Hacienda pueda cumplir con las responsabilidades y obligaciones que le impone este artículo.

(f) El importe de las cuotas, aportaciones o primas que corresponda a cada municipio por concepto del costo de la protección contra pérdidas financieras que establece este artículo, se pagarán de los fondos municipales. El Secretario de Hacienda anticipará del fondo general del Estado Libre Asociado las cantidades que correspondan por dicho concepto. Dichas cantidades se reembolsarán al fondo general, en la cantidad o proporción que corresponda a cada municipio, de las retenciones de la contribución sobre la propiedad que se efectúen y se le remitan al Secretario de Hacienda de conformidad con el contrato de fideicomiso suscrito entre el Centro de Recaudación de Ingresos Municipales y el Banco Gubernamental.

(g) Los municipios tendrán la obligación de proteger sus activos y recursos contra pérdidas financieras resultantes de riesgos relacionados con transacciones efectuadas en el curso normal de sus operaciones, tales como inversiones en corporaciones especiales e instrumentos financieros, garantías o préstamos a terceros, insolvencia de acreedores, fluctuaciones económicas, cambios en tasas de interés, entre otros, los cuales no están comprendidos dentro del alcance del término riesgo que establece el inciso (c) de este artículo, ni se pueden tratar adecuadamente por los mecanismos mencionados en el inciso (b) de la misma. El Comisionado dispondrá por reglamento las medidas y procedimientos que deberán observar los municipios para evitar pérdidas financieras por estos conceptos.

Art. 8.012 Informes al Comisionado. (21 L.P.R.A. sec. 4362)

Todo municipio y sus funcionarios vendrán obligados a suministrar al Comisionado aquellos documentos o informes que se le requieran como parte de una investigación, preintervención o examen de procedimientos debidamente reglamentados y dispuestos por ley, que sean necesarios para que dicho funcionario pueda rendir cualquier información que le sea solicitada por el Gobernador, la Asamblea Legislativa o cualquier agencia pública. Asimismo, los municipios y sus funcionarios tendrán la obligación de rendir directamente al Gobernador o a la Asamblea Legislativa los informes que éstos le soliciten. (Enmendado en el 1998, ley 169)

Art. 8.013 Propiedad municipal; custodia y control. (21 L.P.R.A. sec. 4363)

La custodia cuidado, control y contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso por las Ramas Ejecutiva y Legislativa será responsabilidad del Alcalde y la Legislatura Municipal o sus representantes autorizados, respectivamente. Esta responsabilidad se ejercerá de conformidad con las normas y reglamentos que a tales efectos promulgue el Comisionado.

Todo funcionario o empleado municipal que haga uso o asuma la custodia, cuidado y control físico de cualquier propiedad municipal, responderá al municipio por su valor en casos de pérdida, deterioro indebido o daño ocasionado por negligencia o falta de cuidado a la misma, de acuerdo con las normas que establezca el Comisionado.

El Alcalde o su representante autorizado rendirá al Comisionado aquellos informes sobre la propiedad municipal que éste le requiera para llevar a cabo las funciones que le han sido conferidas por ley. Igual responsabilidad tendrá el Presidente de la Asamblea respecto a la propiedad en uso por la Rama Legislativa municipal.

Art. 8.014 Traspaso de fondos, propiedad, libros y documentos públicos. (21 L.P.R.A. sec. 4364)

Cuando ocurra un cambio de administración o cese en sus funciones un funcionario municipal por cualquier causa, las propiedades, libros y documentos municipales que estén bajo la custodia del funcionario saliente deberán traspasarse mediante inventario, al funcionario entrante y otorgarse un documento en el cual se hagan constar todos los particulares de dicho traspaso. El original de dicho documento se archivará en la oficina del Alcalde para el examen por el Auditor Interno, de los Auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico cuando realice intervenciones en el municipio y del Comisionado. Si se tratase de un funcionario o empleado de la Rama Legislativa municipal, dicho documento de inventario se archivará en la Secretaría de la Asamblea.

Las transferencias de fondos públicos se harán mediante cortes de caja, los cuales llevarán a cabo conjuntamente el Director de la Unidad Administrativa de Finanzas saliente y el entrante. El documento mediante el cual se haga este traspaso deberá ser refrendado por los funcionarios antes indicados. El Alcalde deberá archivar el original de dicho documento en su oficina para el examen por Auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico cuando realicen sus intervenciones y enviará de inmediato una copia del mismo al Comisionado.

Art. 8.015 Conservación de documentos. (21 L.P.R.A. sec. 4365)

Los municipios se regirán por las disposiciones reglamentarias aprobadas por el Secretario de Hacienda, en lo relacionado con la conservación de documentos de naturaleza fiscal o necesarios para el examen y la comprobación de las cuentas y operaciones fiscales gubernamentales, de conformidad con la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955, [3 LPRA secs. 1001 et seq], las cual establece el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos. (Enmendado en el 1992, ley 84)

Art. 8.016 Contratos. (21 L.P.R.A. sec. 4366)

El municipio podrá contratar los servicios profesionales, técnicos y consultivos que sean necesarios para llevar a cabo las actividades, programas y operaciones municipales o para cumplir con cualquier fin público autorizado por esta Ley o por cualquier otro estatuto aplicable. No obstante, todo contrato que se ejecute o suscriba en contravención a lo dispuesto en este Artículo será nulo y sin efecto, y los fondos públicos invertidos en su administración o ejecución serán recobrados a nombre del municipio mediante la acción incoada a tal propósito.

El municipio no podrá otorgar contrato alguno en el que cualquiera de sus Legisladores municipales, funcionarios o empleados tenga, directa o indirectamente, un interés pecuniario, a menos que lo autorice el Gobernador de Puerto Rico, previa recomendación del Secretario de Justicia y del Comisionado.

Igualmente, ningún Legislador municipal, funcionario o empleado municipal prestará dinero o tomará dinero a préstamo, ni aceptará donativos o regalos de ningún contratista que esté proveyendo servicios o suministros al municipio.

Asimismo, será nulo todo contrato que se ejecute o suscriba en contravención a las disposiciones especiales siguientes:

(a) Contratos para servicios de adiestramiento

No se suscribirán contratos con entidades privadas para la ejecución de servicios de adiestramiento hasta tanto la autoridad competente municipal certifique por escrito que no existen empleados o funcionarios del municipio competentes y calificados ni agencias o entidades gubernamentales de las que se dedican a suministrar adiestramientos bajos en costo, tales como la Universidad de Puerto Rico o la Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos, que puedan ofrecer los servicios requeridos.

(b) Contratos para servicios de auditoría

El municipio deberá contratar los servicios de un auditor externo debidamente cualificado y certificado como contador público autorizado, quien deberá recibir orientación por el personal de la Oficina del Contralor y será responsable por el examen anual de los estados financieros municipales. Dicho contrato será suscrito por lo menos noventa (90) días antes del cierre del año fiscal a ser evaluado.

El informe sobre los estados financieros municipales que deberá preparar el auditor externo contratado por el municipio pasará juicio sobre la confiabilidad y corrección de dichos estados financieros, y el cumplimiento con las disposiciones Single Audit Act of 1984, Pub. L. 98-502, según enmendada, con las recomendaciones del Contralor y la corrección de las fallas señaladas en sus informes previos.

Los contratos para la ejecución de obras y mejoras públicas no se suscribirán hasta tanto:

(1) El contratista evidencie ante el municipio el pago de la póliza correspondiente del Fondo del Seguro del Estado y de la correspondiente patente municipal;

(2) haga entrega de la fianza prestada para garantizar el pago de jornales y materiales que se utilicen en la obra, y

(3) entregue o deposite cualquier otra garantía que le sea requerida por la Junta de Subastas.

Todo contrato de construcción de obra o de mejora pública proveerá para la retención de un diez por ciento (10%) de cada pago parcial, hasta que se termine la obra, ésta sea inspeccionada y aceptada por el municipio y hasta tanto el contratista evidencie que ha sido relevado de toda obligación como patrono.

Los municipios mantendrán un registro de todos los contratos que otorguen, incluyendo las enmiendas a los mismos y enviarán copia de éstos y de las escrituras de adquisición y disposición de bienes a la Oficina del Contralor de Puerto Rico, conforme a las secs. 97 et seq. del Título 2 de Leyes de Puerto Rico y su Reglamento. (Enmendado en el 1997, ley 153 y ley 178; 2000, ley 344)

Art. 8.017 Documentos públicos. (21 L.P.R.A. sec. 4367)

Cualquier persona podrá solicitar que se le permita inspeccionar, copiar, fotocopiar u obtener copias certificadas de cualquier documento público de naturaleza municipal, salvo que expresamente se disponga lo contrario por cualquier ley al efecto. A los fines de este artículo, "documento público" significará cualquier escrito, impreso, papel, libro, folleto, fotograf ía, fotocopia, película, microficha, cinta magnetofónica, mapa, dibujo, plano, cinta, disco compacto o cualquier otro material leído por máquina e informativo, sin importar su forma o características físicas y que se origine, reciba o ser conserve en cualquier unidad administrativa, dependencia u oficina del municipio de acuerdo con la ley; y cualquier escrito que se origine en otra agencia del Gobierno estatal o del gobierno federal o que se origine por cualquier persona privada, natural o jurídica, en el curso ordinario de transacciones con el municipio y se conserven permanente o temporalmente en cualesquiera unidades administrativas, oficinas o dependencias del municipio por su utilidad administrativa o valor legal, fiscal, histórico o cultural.

Todo funcionario municipal bajo cuya custodia obre algún documento público de naturaleza municipal está en la obligación de expedir, a requerimiento, copia certificada del mismo previo el pago de los derechos legales correspondientes. Se establecerá por ordenanza los derechos a cobrarse por la expedición y certificación de documentos públicos municipales, los cuales serán razonablemente suficientes para resarcir al municipio los costos de su búsqueda y reproducción.

No se cobrará derecho alguno por la búsqueda y reproducción de cualesquiera documentos públicos de naturaleza municipal que se soliciten para asuntos oficiales por cualquier Cámara de la Asamblea Legislativa o las comisiones de ésta, tribunal de justicia, la Oficina del Contralor de Puerto Rico, el Centro de cualquier tribunal, agencia o funcionario del gobierno central o del gobierno federal.

Fecha Revisado: 10 de enero de 2002

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