Revista Jurídica de LexJuris
Volumen 4 verano 2001 Núm. 2
Propuesta de Código de Ética Notarial
Por: Prof. Cándida Rosa Urrutia de Basora
Catedrática
Facultad de Derecho
Universidad Interamericana
de Puerto Rico
Los
principios básicos de las respectivas legislaciones y reglamentos notariales de
los países del Notariado Latino son muy parecidos, las prácticas muy similares
y las preocupaciones, experiencias y propósitos también participan del mismo
objeto: el mejoramiento profesional del notario. Con pocas variantes, las diferentes formas de práctica notarial que
he examinado para poder hacer el libro de Ética Notarial, tienen un denominador
común, cierta conducta ética que se le exige al notario. Básicamente, en el ejercicio de la función
en todos los países examinados, los códigos deontológicos se dividen en tres
áreas básicas, a saber, (1) el notario frente a los clientes, (2) el notario
frente a los colegas y, (3) el notario frente al Estado. Compárese con la división o clasificación
que hace nuestro Código de Ética Profesional, que aplica a todos los abogados
y, por tanto, a los notarios. En éste
se establecen cánones, primeramente, respecto a deberes del abogado para con la
sociedad, luego, deberes del abogado para con los tribunales, deberes del
abogado para con sus clientes y, por último, deberes del abogado en relación
con sus compañeros y su profesión. La
visión que inspiró la organización de estos cánones fue la siguiente[1]: "En términos generales nosotros
tratamos de dar un enfoque a los cánones de servicio a la sociedad. Si ustedes observan la manera en que fue
organizado este cuerpo de cánones notarán que está dividido en cuatro deberes
fundamentales que los hemos separado y los hemos puesto en el orden que
nosotros creímos de más importancia. El
primero, 'Deberes del Abogado para con la Sociedad', puesto que el principal
deber del abogado debe ser hacia la sociedad; el segundo, 'Deberes del Abogado
para con los Tribunales'; el tercero, 'Deberes del Abogado para con sus
clientes' y el cuarto, 'Deberes del Abogado para con sus compañeros y su profesión'.”
Al
proponernos realizar un proyecto de Código de Ética Notarial entendemos que
debemos seguir el patrón que han seguido nuestros cánones de Ética Profesional,
toda vez que el notario, como abogado que es, tiene el deber ineludible de
cumplir con el Código de Ética Profesional y, además, el supuesto de jerarquía
que siguen, nos convence de que así deben ser las prioridades profesionales del
notario. Tomando en cuenta que en su
gestión, el notario puede intervenir en algunos trámites judiciales, tales como
la adveración del testamento ológrafo, la venta judicial, la legitimación de
firmas en documentos judiciales, como contestaciones a Interrogatorios y
Requerimientos de Admisiones y en peticiones judiciales de casos ex parte, también le aplican las
disposiciones de los cánones de ética hacia los tribunales. No obstante, puesto que el notario no ejerce
su función en los tribunales, a diferencia del abogado, nos limitaremos a
considerar, (1ro.) sus deberes hacia la sociedad en que se desempeña, (2do.)
deberes del notario hacia las personas que requieren sus servicios y, (3ro.)
deberes del notario hacia sus compañeros y con su profesión. Advertimos que no queremos utilizar
deliberadamente la palabra clientes para
eliminar la connotación que tiene dicho término en relación con el abogado, que
responde a la defensa de los intereses de sus clientes; de este modo
reafirmamos el deber del notario de no tomar bandos ni responder a los
intereses de persona alguna.
Un
factor muy importante que debemos considerar en este momento, es que muchos de
nuestros notarios incumplen de una forma continua con los principios éticos;
ésta es una triste realidad que se torna más patente cada día, a la que tenemos
que enfrentarnos, aunque nos parezca desagradable, para que el mal ejemplo de
algunos no se convierta en la regla general.
El notario que no es excelente persona, sino que por su laxitud deja de
serlo, no sólo está defraudando la confianza que le ha depositado el Estado,
sino que también está lesionando el derecho de los demás notarios a que su
profesión se ejerza con excelencia ética y que su reputación se mantenga
irreprochable. Ésta sería de por sí una
razón de peso para promover la redacción del código, pero nos anima además
recomendar posibles soluciones que contribuyan al mejoramiento profesional.
Recapitulando,
ponderando y tomando en consideración todo lo anteriormente consignado,
procedemos a sugerir un proyecto de Código de Ética que sirva de base, o punto
de partida, si se quiere, para una ampliación y depuración posterior de parte
de las instituciones a cargo, tales como el propio Tribunal Supremo, el Colegio
de Abogados, la Asociación de Notarios, la Oficina de la Directora de
Inspección de Notarías, los compañeros notarios en general y otros miembros de
la comunidad que estén interesados. Lo
importante es comenzar la tarea y a ésta nos lanzamos, animados por el respaldo
que parece tener este proyecto en la actualidad.
Proyecto
de Código de Ética Notarial
A
modo de Preámbulo o Criterio General, sugerimos incorporarle al código aquellas
cualidades indispensables que se han reconocido como integrantes de la
profesión y que han surgido como elementos básicos en todas las jurisdicciones
notariales examinadas, tales como lealtad, veracidad, dignidad, diligencia y
otros sinónimos. Por tanto, se
recogería en el Preámbulo lo siguiente:
Preámbulo
o Criterio General
"El
notario, como único depositario de la fe pública de la cual ha quedado
investido por el Estado, en el ejercicio de su función reviste de credibilidad,
certeza y seguridad jurídica a aquellos documentos en los que interviene, por
lo que tiene la obligación de ser veraz, honesto, leal y diligente en su
trabajo y en relación con la sociedad en que se desenvuelve, con las personas
que requieren sus servicios y con sus compañeros de profesión. Deberá así actuar con la mayor deferencia y
exaltación a la dignidad de su profesión, absteniéndose de todo aquel
comportamiento que suponga descrédito profesional o personal. En consecuencia, velará por el cumplimiento
de estos deberes por sí mismo y por sus compañeros de profesión. Como abogado, también deberá cumplir
fielmente los preceptos que le imponen los cánones de Ética Profesional y en
particular, los que le atañen como notario."
A
este preámbulo podrían añadirse otros criterios generales que se consideraran
pertinentes. Sin embargo, entendemos
que por tratarse de criterios generales y por ser adicionales a los contenidos
en los cánones profesionales ya vigentes, deberían bastar los expuestos en este
código propuesto. Pasamos entonces a:
"I. Deberes del notario hacia la sociedad
Criterio
General
Como
depositario de la fe pública que le ha delegado el Estado, el notario deberá
cumplir con su obligación de fidelidad y protección a los principios fundamentales
que le caracterizan. En todo momento
tendrá presente que es un profesional del Derecho que ejerce una función
pública y como tal, su función es personal, indivisible e indelegable. En ningún caso podrá delegar en otros la
realización de aquellos actos que la ley le ha delegado exclusivamente dentro
de su función.
1. El notario no ocultará maliciosamente a las autoridades
profesionales competentes, una incompatibilidad o incapacidad legal que tuviere
o le sobreviniere posteriormente para el ejercicio de la profesión. Tampoco podrá negar, desfigurar o alterar de
cualquier modo, datos o informes que se le solicitaren al respecto.
2. El notario deberá asegurarse de obtener una mayor capacitación
profesional mediante la asistencia y participación en actividades académicas y
profesionales que le mantengan al día en sus conocimientos jurídicos.
3. Asimismo, deberá abstenerse del ofrecimiento público de gestiones e
intervenciones incompatibles a la profesión notarial, u ofrecer dádivas,
beneficios, comisiones o compensación alguna para conseguir clientela. Tampoco deberá aceptar o solicitar
honorarios extras u otros beneficios para la realización de actuaciones
irregulares o incompatibles con su función notarial.
4. Deberá evitar la publicidad excesiva, limitándose a lo dispuesto en
el Canon 36 del Código de Ética Profesional.
La publicación de su nombre, grados académicos, domicilio, teléfono y
horas de oficina, así como información relativa a sus honorarios por servicios
profesionales rutinarios está permitida, siempre que guarde el decoro y
dignidad de la profesión.
5. La embriaguez habitual, o el uso de sustancias controladas y en
general, la conducta no acorde con la dignidad y respeto del cargo es indigna
del notario y no será permitida.
6. No podrá negarse a prestar la función notarial sin razón legítima,
ni podrá autorizar documentos fuera del país.
7. Deberá cumplir con las reglas de manejo y conservación del
Protocolo y el procedimiento de visitas de su inspección. A esos efectos, tendrá el Protocolo
disponible para su inspección en el momento en que sea requerido.
II.
Deberes
del notario hacia las personas que requieren sus servicios
Criterio
General
Constituye
un deber fundamental del notario la estricta observancia de las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes para ofrecer un servicio de calidad y
eficiencia a todo aquél que le requiere su ministerio. Entre sus deberes primordiales está el
asesoramiento, consejo, e información que sobre el asunto en cuestión debe
brindar a los comparecientes, aunque no se le solicite. Ello comprende las debidas advertencias
sobre el estudio de antecedentes, la selección y redacción del instrumento
adecuado al acto, el conocimiento o identificación y el examen de la capacidad
de los otorgantes y las consecuencias del negocio jurídico que se pretende
realizar.
8. Constituirá violación ética el demorar injustificadamente la
entrega de documentos a los interesados o aplicar los fondos que le fueran
entregados a otra inversión que no sea la dispuesta por las partes, o
retenerlos de cualquier forma.
9. Igualmente, no podrá autorizar documentos en los que intervengan
sus parientes dentro de los grados prohibidos, o que contengan disposiciones a
su favor; o en las que comparezcan instituciones, sociedades, o personas
jurídicas en las que el notario o su cónyuge tengan participación de control
mayoritario.
10. Aconsejar a un compareciente la adopción de formas jurídicas o
documentales inadecuadas o innecesarias, con el propósito de obtener una mayor
retribución constituye una violación ética.
11. Igualmente lo será demorar, sin causa justificada, la rendición de
cuentas de los fondos retenidos o recibidos en el ejercicio de su función
notarial.
12. Tampoco podrá retener documentos indebidamente con miras a
asegurarse su intervención en nuevos negocios, ni obligar directa o
indirectamente a los comparecientes a utilizar sus servicios notariales.
13. Aunque no existe el secreto profesional entre el notario y las
personas que requieren sus servicios, éste deberá ser prudente y discreto para
garantizar la confidencialidad de los hechos y circunstancias que conozca en
todas las fases de la gestión notarial, disponiéndose que esta obligación
subsiste aunque no se haya prestado el servicio o no haya concluido finalmente. Esta norma aplicará también al personal de
la oficina notarial.
14. El Protocolo a cargo del notario es secreto y pertenece al Estado,
por lo que el notario y el personal de su oficina no podrán facilitar a las
partes ni a terceros acceso alguno al mismo, excepto por orden judicial o por
instrucciones de la Oficina del Director de Inspección de Notarías.
15. Igualmente, no podrá ocultar datos e información importantes que
interesen a las partes del acto o contrato y que pudieran afectarles. Deberá abstenerse de dar fe de datos que no
le consten y cuando éstos le consten, deberá describirlos fielmente con
exactitud en los instrumentos que autorice.
16. El notario deberá adherir y cancelar los aranceles, cuyo valor se le
hubiese entregado para esos fines, según lo dispuesto por ley. En los instrumentos públicos, deberá hacerlo
en el momento más cercano a su otorgamiento y autorización. Tampoco deberá omitir o demorar
indebidamente la entrega de copias certificadas de los mismos a la parte con
legítimo interés.
17. Queda terminantemente prohibido desfigurar o disimular los negocios
jurídicos que celebren los interesados, o autorizar contratos notarialmente
ilegales.
18. El notario no deberá retardar o dejar de prestar el servicio que se
le hubiese pagado parcial o totalmente, ni modificar injustamente los
honorarios profesionales pactados o cobrar, sin causa justificada, honorarios
inferiores a los preceptuados por el arancel establecido.
19. El notario deberá observar fielmente las normas establecidas en
cuanto a la incompatibilidad de funciones.
A tales efectos, su deber de imparcialidad no le permite asumir la
representación legal posterior de ningún otorgante de una escritura que haya
autorizado, para reclamarle judicialmente al otro las contraprestaciones contenidas
en la misma.
20. El notario que cometa error manifiesto al aconsejar al
compareciente, causándole daño económico, no actúe con la diligencia debida y
por esto se derive perjuicio, no actúe con probidad y veracidad, incurra en
parcialidad manifiesta, sea imprudente en el desempeño de la función notarial,
causando daño material o moral y viole los principios de legalidad y rectitud,
será disciplinado y sancionado por el Tribunal Supremo independientemente del
resultado de la acción judicial correspondiente.
III. Deberes del notario hacia sus compañeros y
su profesión
Criterio
General
El
notario debe respeto y consideración a sus compañeros de profesión, por lo que
deberá ejercer su función dentro de un marco de sana y leal competencia,
preservando la imagen del notariado ante la comunidad, elevando el ánimo de
compañerismo y solidaridad y cooperando con todo aquello que esté dirigido a
enaltecer su profesión. Igualmente, el
notario de mayor experiencia deberá esforzarse por ayudar, aconsejar y dirigir
con excelencia y rectitud a los notarios que comienzan, dándoles el mejor
ejemplo de responsabilidad y conformidad con la fe pública de la cual han sido
investidos por el Estado.
21. El notario deberá defender el decoro del cuerpo de notarios y el
prestigio de la profesión, guardando celosamente las disposiciones legales y
éticas y absteniéndose de intervenir en aquellos negocios incompatibles o que
estén en oposición con los principios esenciales del notariado.
22. Las expresiones y señalamientos de un notario respecto a un colega,
tienen que evitar el desmerecer o manchar su buen nombre y prestigio. Tampoco deberá intervenir personal y
directamente en la fijación de honorarios de otro, a menos que actúe como mediador
o amigable componedor. No se permite la
partición de honorarios profesionales con personas ajenas al notariado.
23. No deberá hacer gestiones para conseguir el otorgamiento de
documentos que no le corresponden o que han sido concedidos a otro colega, ni
intervenir en asuntos confiados a otro.
24. Aunque autorice un documento preparado por otro compañero, deberá
siempre examinarlo, modificarlo y corregirlo como suyo, ya que en su
autorización, asume entera responsabilidad por el mismo.
25. Deberá abstenerse de realizar ofertas de mejoras de honorarios o
ventajas en los gastos de documentación para lograr obtener contratos, o que lo
coloque en posición competitiva desleal respecto a sus colegas.
26. El notario que actúe como sustituto de un compañero enfermo, o
ausente de su oficina notarial por razón de vacaciones, deberá realizar su
labor con rectitud, celo y diligencia y sin aprovechar la ocasión para ganar
otros negocios o empleados.
27. El notario deberá estar dispuesto y disponible para servir en cargos
directivos o en actividades propias del notariado, tales como seminarios,
talleres, foros y otras que le requieran las instituciones
correspondientes. En ningún momento
podrá utilizar dicha oportunidad para provecho propio ni en beneficio de su oficina
notarial.”
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Este
es el Proyecto de Código de Ética Notarial que les propongo para su
consideración y examen, con la esperanza de que en un futuro cercano, pueda ser
mejorado y aceptado por nuestra profesión.
De
la observancia de los principios éticos aquí reunidos dependerá en gran medida
el futuro de nuestro notariado puertorriqueño.
La falta y menosprecio de estos principios, la imperante individualidad
y el ambiente permisivo que nos rodea, en que todo se tiene por ‘bueno’,
desprestigia la profesión y amenaza su permanencia. No obstante, cerramos con una nota positiva, citando una Ponencia
argentina[2], muy atinada:
“Aspiramos,
por tanto, a que algún día, los Códigos de Ética sólo queden como un
recordatorio permanente de los principios y normas morales que sean realidad
viva y candente, cumplida espontáneamente, por hábito, por virtud, como algo
normal del quehacer diario. Que el deber ser se convierta en ser,
no por temor a una sanción, sino porque libremente valoremos esa conducta como
la mejor posible, para cumplir con nuestra finalidad en este mundo, como seres
humanos y como notarios, sin perder de vista nunca nuestra dignidad, el respeto
a nuestros pares y especialmente, a la comunidad en que vivimos y a la que
prestamos nuestros servicios.”
[1] Según
citado por el Prof. Negrón Portillo, Ética
Profesional, (San Juan: Impresos Araya, 1995), pág. 631.
[2] Ponencias
de la Delegación Argentina, XXII Congreso Internacional del Notariado Latino,
1998, pág. 304.
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