97 DTS 127 IN RE: REGLAMENTO PARA LA DISTRIBUCION ELECTRONICA DEL TRIBUNAL SUPREMO

Núm ER-97-4, 97 JTS ...

San Juan, Puerto Rico a 9 de octubre de 1997

Con el propósito de establecer un sistema uniforme y los procedimientos necesarios para la distribución electrónica de las opiniones y otros documentos del Tribunal Supremo, se aprueba el Reglamento que se transcribe a continuación:

Este Reglamento se promulga en virtud del poder inherente del Tribunal Supremo de Puerto Rico de reglamentar lo concerniente a los procedimientos para la divulgación de sus decisiones y otros documentos de intéres público, una vez certificados éstos.

El propósito de este reglamento es establecer un sistema uniforme interno para que la Secretaría del Tribunal pueda divulgar o distribuir las decisiones y otros documentos, de forma electrónica.

Los términos utilizados en este Reglamento tendrán el siguiente significado:

a. Decisiones- Opiniones del Tribunal Supremo de Puerto Rico, o sentencias con opiniones o votos certificados por el(la) Secretario(a) del Tribunal Supremo antes del proceso de preparación de los sumarios y su publicación oficial por la Oficina del(de la) Compilador(a) y Publicista.

b. Otros documentos - Resoluciones y órdenes (administrativas o judiciales), cuya publicación sea ordenada por el Tribunal Supremo de Puerto Rico. incluye, además, cualquier reglamento o informe, cuya publicación ordene el Tribunal.

c. Distribución electrónica- El acto de enviar o proveer copia de las decisiones y otros documentos del Tribunal Supremo mediante la vía magnética. Incluye los siguientes dos métodos: Copia en disquete y transmisión electrónica al " E-mail" o dirección electrónica.

d. Transferencia- Recopilación y almacenaje en formato de disco y almacenaje o archivo en el disco duro de la computadora. Incluye el modo de entregar las opiniones y documentos de las oficinas de los Jueces del Tribunal Supremo a la Secretaría del Tribunal.

e. Usuarios- Todas las oficinas o divisiones del Tribunal Supremo de Puerto Rico; las bibliotecas de la Administración de los Tribunales, del Tribunal de Circuito de Apelaciones, del Tribunal de Primera Instancia; la Oficina del Procurador General, el Colegio de Abogados, las escuelas de derecho en Puerto Rico, los Tribunales Federales Tribunal de Distrito Federal para el Distrito de Puerto Rico; Tribunal de Apelaciones para el Primer Circuito y Tribunal Supremo de los Estados Unidos y las dependencias gubernamentales que regularmente reciben y utilizan las decisiones del Tribunal Supremo.

g. Notificación ordinaria- Es el método t radicional de notificación de copia en papel de las decisiones del Tribunal Supremo.

El(la) Secretario(a) del Tribunal Supremo archivará y conservará las decisiones y otros documentos, cuya publicación se ordene, que sean distribuidos electrónicamente. El (la) Secretario(a) será el(la) custodio(a) de estos documentos en su formato electrónico.

Al momento de emitir una decisión u otro documento publicable, en la oficina del juez(a) del Tribunal Supremo concernida, se grabará esta en un disquete. Dicho disquete debe identificarse con el número del caso. Cada disquete grabado con la opinión o voto de cada juez(a) se llevará a la Secretaria del Tribunal por personal de la respectiva oficina.

El disquete debe tener una etiqueta identificada de la siguiente manera: (a) epigrafe y número del caso; (b) partes del caso; (c) tipo de opinión; (d) juez ponente; (e) fecha de la opinión.

En la Secretaría, el(la) Secretario(a), o alguno(a) de los(as) Secretarios(as) Auxiliares designados para ello, luego de notificar a las partes del caso, unirá todas las ponencias, en un solo archivo electrónico de la siguiente manera: Siguiendo el orden jerárquico establecido por el Tribunal hasta tener todas las opiniones insertadas en un solo archivo electrónico para cada caso u opinión. A cada opinión se le preparará una página de portada que incluirá, la siguiente información: el epígrafe, el número asignado en la Secretaría, los nombres de los abogados de las partes y el tribunal recurrido o apelado y la advertencia dispuesta en este Reglamento.

Una vez unidas las ponencias, la opinión será archivada en el disco duro del sistema utilizando la numeración que establezca la Secretaría General del Tribunal Supremo.

Este Reglamento no altera el proceso de certificación y notificación Ordinaria de las decisiones del Tribunal Supremo. Por tal razón, junto con el disquete, de la oficina de cada juez(a) debe entregarse a la Secretaría el original y el número de copias en papel, que disponga el Tribunal, para ser certificado y notificado a las partes y a otras entidades o usuarios, a quienes se vaya a notificar de la manera ordinaria.

La Secretaría del Tribunal Supremo hará las copias necesarias en disquete de la opinión o documento del Tribunal a ser distribuido por este método, así como de la copia para el archivo suplementario. Cada disquete así preparado identificará el número del caso, las partes, la fecha y la cantidad de documentos matrices en el mismo, de manera que se garantice la seguridad que este proceso requiere. Estas copias en disquete serán una reproducción de la opinión del archivo del disco duro.

La Secretaría del Tribunal Supremo notificará a las entidades, mediante facsímil, por vía telefónica o por correo electrónico, que la opinión o el documento está disponible para su distribución electrónica.

Este sistema le provee al Tribunal dos alternativas para la distribución electrónica de sus decisiones, además de la tradicional de las copias en papel. Con este sistema el Tribunal podrá distribuir sus opiniones en disquete o por vía del módem a las direcciones eletrónicas.

Hasta el presente se proveen, libre de costo, copias en papel a las partes, los usuarios, la prensa y a las entidades que divulgan las opiniones del Tribunal. Hasta tanto otra cosa disponga el Tribunal, las copias de decisiones en disquete se proveerán libre de costo a las entidades o compañías dedicadas a la publicación de las opiniones del Tribunal Supremo. Para obtener este servicio, éstas deberán proveer a la Secretaría de un suplido de disquetes nuevos en cajas selladas, compatibles con el equipo electrónico de la Secretaría del Tribunal.

Cualquier otra persona que solicite que se le provea copia de alguna opinión en disquete, será atendida por el (la) Secretario(a) del Tribunal Supremo, siguiendo el procedimiento establecido para las solicitudes de copia en papel, para lo cual, pagarán el arancel correspondiente.

El Tribunal podrá distribuir sus decisiones y otros documentos, a las direcciones electrónicas (E-mail) del Colegio de Abogados de Puerto Rico; las entidades o compañías publicadoras; los abogados o abogadas de las partes y a cualquier otra entidad o persona que así disponga.

La Secretaría del Tribunal Supremo requerirá y mantendrá un archivo con las direcciones electrónicas de las entidades o usuarios.

La Secretaría del Tribunal Supremo mantendrá un archivo suplementario de todas las decisiones y documentos distribuidos electrónicamente. Este archivo tendrá copia de estas decisiones y documentos en disquete. Los disquetes serán conservados hasta que las decisiones o documentos sean parte de la publicación oficial del Tribunal. Una vez publicada la opinión, los disquetes serán reciclados para su utilización.

De haber cambios o enmiendas en las decisiones del Tribunal, luego de haberse distribuido las mismas mediante este sistema, los mismos serán notificados a las partes, su representación legal, y a las entidades participantes. Estas decisiones u otros documentos enmendados serán redistribuidos electrónicamente en su totalidad.

Las entidades participantes serán responsables de publicar o notificar la enmienda o corrección.

Toda decisión o documento a ser distribuido electrónicamente, al igual que las decisiones y documentos que se notifican por la vía ordinaria, están sujetos a cambios o correcciones como resultado del proceso de compilación y preparación de la publicación oficial del Tribunal Supremo. En atención a ello, toda decisión o documento a ser distribuido electrónicamente incluirá la siguiente advertencia:

Las entidades participantes no tendrán ni podrán reclamar del Tribunal exclusividad en el uso de este sistema, al cual podrán unirse otras entidades dispuestas a cumplir con el método operacional que establezca el Tribunal.

El Tribunal Supremo dispondrá, según estime, a los fines de lograr mejor sus propósitos, de cualquier asunto, procedimiento o aspecto que no haya sido previsto en este Reglamento.

El Tribunal Supremo se reserva el derecho de modificar, enmendar, cancelar o eliminar el sistema establecido mediante este Reglamento, cuando así lo estime pertinente. De ocurrir esta eventualidad, lo informará así a los usuarios y a las entidades participantes, antes de implantar la decisión tomada.

Este Reglamento no altera ni afecta los procedimientos internos en vigor en las distintas dependencias de este Tribunal.

Este Reglamento entrará en vigor el 15 de octubre de 1997.

Lo acordó el Tribunal y certifica la Secretaría del Tribunal Supremo. Los Jueces Asociados señora Naveira de Rodón y señor Fuster Berlingeri no intervinieron.

Firma:

Lcda. Isabel Llompart Zeno

Secretaría del Tribunal Suprerno

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