Reglamento de los Municipios Autónomos 1995

  El Director de Finanzas, cuando lo crea conveniente para obtener un mejor tipo de interés, o para proporcionar mayor seguridad a la custodia de los fondos de los cuales el es responsable, podrá mediante la aprobación del Alcalde retirar de los fondos en poder de la institución financiera y transferirlos a cualquier otra institución financiera debidamente autorizada por el Secretario de Hacienda como depositario de fondos públicos siempre y cuando dicha transferencia no menoscabe la protección colateral de los fondos. Los municipios que deseen establecer un plan de inversiones a corto plazo de aquellos fondos para los cuales no tenían uso inmediato, podrán invertir los mismos, según contempla la Ley Núm. 81, supra, en su Artículo 2.001(i).

La adquisición de valores no deberá en forma alguna afectar los pagos corrientes de los municipios. Para este propósito los municipios que deseen establecer un plan de inversiones determinaran los recursos disponibles y lo que se estima va a ingresar. De la misma manera, estimarían los fondos necesarios para atender las obligaciones y los pagos corrientes. A los fines de establecer la cuenta de caja del municipio el Director de Finanzas identificará los fondos disponibles no comprometidos.

Los municipios someterán previamente al Banco Gubernamental de Fomento su plan de inversión, con el fin de pasar juicio sobre el aspecto financiero de tales inversiones y velar porque se produzcan los mejores rendimientos dentro de aquellas inversiones de mayor seguridad.

Las inversiones que se realicen deberán ser de tal naturaleza que le permita al municipio, cuando lo crea necesario, liquidar las mismas para disponer de tales fondos. Siguiendo el procedimiento establecido anteriormente y, previa aprobación del Alcalde, el Director de Finanzas expedirá un cheque a favor de la institucion financiera que corresponda, para la compra de un valor al tipo de interés y vencimiento convenido. A cambio de éste, el municipio recibirá un documento o valor, el cual conservará en su caja fuerte luego de que el Director de Finanzas compruebe que el documento es autentico.

En los casos en que en lugar de comprarse valores se deposite un cheque en una cuenta especial bancaria, se obsevará el mismo procedimiento señalado en la sección anterior, excepto que el municipio, en lugar de recibir a cambio algún valor expedido por la institución financiera, recibirá la constancia de que se efectuó el deposito en una cuenta especial a nombre de dicho municipio.

El total de estos depósitos o inversiones se mantendrán como parte integrante del balance en efectivo del fondo, operación que no tiene efecto contable alguno, debido a que dichas inversiones son un recurso en caja disponible. El Director de Finanzas o su representante autorizado deberá mantener un registro para el control de tales inversiones. Dicho registro de inversiones se mantendrá por clase de inversión indicando, entre otras cosas, la fecha de adquisición, número de valor expedido, nombre de la institución financiera, importe total de la inversión, fecha de vencimiento, tipo de interés, interés recibido, aumento en la inversión, balance de la inversión y la fecha de liquidación. La información provista en dicho registro la utilizara el Director de Finanzas para analizar diariamente el balance de los fondos y de las inversiones realizadas para determinar en cualquier momento la necesidad de liquidar los fondos invertidos o la conveniencia de continuar invirtiendo.

Los intereses devengados de las inversiones ingresaran al fondo general de los municipios, a menos que otra cosa se disponga por ley.

 Sección 7: Archivo de Documentos de Inversiones

Copias de todos los documentos relacionados con las inversiones que hagan los municipios de sus fondos deberán mantenerse archivadas en la Oficina del Director de Finanzas, las cuales deberán estar disponibles para ser intervenidas en cualquier momento por funcionarios de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, de la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales, o cualquier otro funcionario con autoridad para ello.

El Secretario de Hacienda gestionará y contratara los seguros de propiedad mueble e inmueble, responsabilidad civil y cualquier otra clase de seguros que los Alcaldes estimen necesarios y convenientes para los municipios.

El Secretario de Hacienda contratara una fianza global para los puestos, sin tomar en consideración las personas que los desempeñan, cuyo monto y riesgos a cubrirse serán determinados por la reglamentación que adopte para estos fínes, siguiendo, en lo aplicable, el procedimiento para funcionarios y empleados estatales. Los funcionarios según el Director de Finanzas, encargados de la Propiedad, Recaudaciones y Oficiales Pagadores y todas aquellas personas que se determinaron por la reglamentación del Secretario de Hacienda que, en el desempeño de sus funciones, intervienen en el tramite del pago e ingresos y de propiedad municipal y en el trámite de toda clase de valores o en la custodia de materiales por los cuales debe hacérsele responsables.

El Secretario de Hacienda anticipará el pago de la prima de la fianza global del Fondo General mediante retenciones de la contribución sobre la propiedad municipal, en la proporción que corresponda a cada municipio.

El Alcalde emitirá una resolución ordenando la contratación de las fianzas y seguros municipales, con la relación de las propiedades y riesgos a asegurarse. Copia certiticada de dicha resolución será enviada al Secretario de Hacienda para que este pueda contratar los seguros y fianzas correspondientes.

Los municipios enviaran al Departamento de Hacienda, con anterioridad a la fecha de vigencia de los contratos, una relación detallada de sus propiedades y riesgos a ser asegurados durante el año fiscal correspondiente, usando los formularios que provee el Departamento de Hacienda. Durante el año, deberá notificar inmediatamente al Departamento de Hacienda cualquier cambio de aumento o reducción en cubierta o en el valor de la propiedad o cualquier otra alteración en los riesgos previamente asegurados. El Secretario de Hacienda hará las notiticaciones pertinentes a las companías aseguradoras.

El Alcalde o su representante autorizado someterá, no más tarde del 1 de mayo. v de cada año, una relación de las posiciones cuyos incumbentes deben estar cubiertos contra los tipos de pérdidas de activos de los municipios, incluyendo dinero, valores, bonos, títulos o certificados de deuda u obligación o cualquier tipo de instrumento financiero o propiedad pública perteneciente a estos, causada por fraude, improbidad, hurto, robo, abuso de confianza, falsificación, falsa representación, malversación, desfalco o cualquier otro acto deshonesto, falta en el fiel cumplimiento de los deberes u obligaciones de su cargo, cometidas por los funcionarios y empleados del municipio o por cualquiera otras personas con el conocimiento y consentimiento de dichos funcionarios y empleados, que deban estar cubiertos por una fianza en exceso del mínimo establecido durante el próximo año económico. Se establecerá que los nuevos incumbentes en dichas posiciones quedaran automáticamente cubiertos al ocupar las mismas.

El Municipio informará las cesantías, nombramientos y otros cambios y eliminaciones que deban efectuarse en la fianza de empleados y funcionarios municipales cuyos cargos están sujetos a fianzas que sobrepasen el mínimo establecido, por necesidad de aumentar o disminuir fianza porque dichos empleados o funcionarios se ausentan temporeramente y hay que incluir en la fianza al instituto o porque haya renunciado o cesado en sus funciones como tal.

La solicitud de los municipios para el aumento en la fianza deberá describir los detalles de las responsabilidades que conlleva el puesto al cual se desea hacer aumento en su fianza. El Departamento de Hacienda estudiará la solicitud y determinará si aprueba o desaprueba la misma.

El Secretario de Hacienda establecerá ante las compañías aseguradoras las correspondientes reclamaciones que surjan sobre los términos de los contratos de fianza global y seguros de propiedad municipal.

Cuando por investigación o intervención en un municipio, practicado por el municipio, el Secretario de Hacienda, el Contralor u otro funcionario debidamente autorizado, se descubra prueba de irregularidad en el manejo de los fondos o propiedad del municipio cometida por alguno de sus empleados o funcionarios o haya sospecha razonable de que se haya cometido alguna irregularidad de esta naturaleza, el investigador notificara inmediatamente mediante carta al Secretario de Hacienda, al Secretario de Justicia y al Contralor dentro de los 10 días siguientes a que se descubra la irregularidad, sin que ello le releve de su responsabilidad de continuar su investigación y fijar responsabilidades.

Cuando ocurra un accidente o siniestro que afecte la propiedad del municipio, la persona encargada de la investigación notificara inmediatamente el mismo mediante carta al Departamento de Hacienda y al Secretario de Justicia.

Independientemente de la acción que tome el Contralor y el Secretario de Justicia, los propios municipios podrán determinar la acción administrativa que corresponde, la cual notificará a éstos y al Departamento de Hacienda.

Los municipios deberán someter copia de los informes que a continuación se indican, al Secretario de Justicia para que pueda determinar la acción que corresponda, al Contralor (en caso de irregularidades) para que pueda efectuar una investigación a fin de fijar responsabilidades y hacerles recomendaciones sobre la irregularidad cometida y al Departamento de Hacienda para que este tramite la reclamación contra la compañía aseguradora por la perdida de la propiedad o fondos públicos no restituidos.

En dichas investigaciones deberán determinar preliminarmente si al cometerse la irregularidad intervino alguna causa o circunstancia fortuita o ajena a la voluntad del empleado o funcionario responsable, así como si intervino falta, culpa o negligencia de parte del mismo.

La notificación de la irregularidad se hará por escrito conteniendo una breve descripción de la misma o de las circunstancias que indican pérdida de propiedad o fondos públicos, cantidad aproximada envuelta, fecha en que se cometió la irregularidad y en que fue descubierta, nombre, puesto y naturaleza de las funciones del empleado o funcionario responsable o aparentemente responsable, fecha en que tomó posesión del puesto, fecha en que cesó en su empleo, si ya no trabaja con el municipio y razón por lo cual cesó, nombre de empleado(s) o funcionario(s) que condujo(eron) o conduce(n) la investigación.

Cuando se trate de irregularidades o perdida e la propiedad municipal se procederá, además, con las instrucciones de la Sección sobre Control y Contabilidad de la Propiedad.

El Secretario de Justicia podrá relevar a cualquier empleado o funcionario municipal del pago o reembolso de los fondos, dinero o propiedad pública bajo la custodia y que se pierdan o desaparezcan o que la propiedad haya sufrido deterioro indebido por cualquier causa fortuita o ajena a su voluntad, luego de comprobar que no haya intervenido falta, culpa o negligencia de parte de dicho funcionario o empleado.

Todo procedimiento que se establezca para el control, cuidado, custodia y contabilidad de la propiedad municipal, debe ser diseñado de manera que sea compatible con el Sistema Computadorizado de Contabilidad Uniforme para los Municipios.

La custodia, cuidado, control y contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de la Rama Ejecutiva será responsabilidad del Alcalde o su representante autorizado. En el caso de propiedad asignada a la Rama Legislativa será responsabilidad del Presidente de la Asamblea Municipal o su representante autorizado.

El Alcalde delegará en el Director de Finanzas Municipal la responsabilidad de custodia, conservación y uso de la propiedad municipal contra pérdida, daño o uso indebido. El Director de Finanzas será responsable, además, de la contabilidad de la misma y de llevar y conservar los récord que reflejen todas las transacciones efectuadas relacionadas con la propiedad. No obstante, es necesario como norma de control interno que las funciones de control y contabilidad de la propiedad inherentes a un Director de Finanzas se mantengan separadas de las funciones de recibir, entregar y custodiar la propiedad mueble e inmueble del municipio.

El Alcalde nombrará por recomendación del Director de Finanzas a un empleado como Encargado de la Propiedad Municipal. Aquellos municipios con un volumen de propiedad considerable, para garantizar un mayor control, podrán nombrar subencargados de la propiedad para el manejo de aquellas decisiones de una unidad administrativa municipal que se considere necesario controlar y mantener récords separados. El Subencargado de la Propiedad será nombrado por recomendación del Jefe de la Unidad Administrativa Municipal.

Al nombrar un Subencargado de la Propiedad deberá tomarse en consideración que la unidad administrativa esté bajo la supervisión de un funcionario municipal, directamente responsable al Alcalde y que la misma tenga bajo su control un gran volumen de propiedad.

El jefe de cualquier unidad administrativa municipal encargado del manejo de la propiedad será responsable de tomar o proponer para que se tomen aquellas medidas necesarias para conservar y usar adecuadamente toda la propiedad sujeta a su jurisdicción. Responderá del valor monetario de cualquier perdida que sufra el municipio por el uso indebido o no autorizado, sustracción, deterioro, o cualquiera otros daños ocasionados a la misma debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeño de sus funciones.

Los subencargados de la propiedad actuaran en coordinación con los encargados de la propiedad municipal y serán responsables al jefe de su unidad administrativa municipal del control y récords de toda la propiedad sujeta a su jurisdicción. Esta responsabilidad conlleva la obligación de mantener al día los récords de la propiedad a su cargo, aun cuando se encuentre bajo la posesión de otros funcionarios y empleados dentro de los límites del municipio.

El Encargado y los Subencargados de la Propiedad mantendrán un expediente de todas las operaciones relacionadas con las hojas de la propiedad tramitadas.

Los Encargados y los Subencargados de la Propiedad estarán incluidos en la fianza global de empleados y funcionarios municipales.

La responsabilidad del Encargado o Subencargado de la Propiedad comenzará en el instante en que reciba físicamente la propiedad y no cesará hasta que cumpla con lo siguiente:

Cuando un Encargado o Subencargado de la Propiedad cese en sus funciones como tal, deberá realizar y certificar un inventario de toda la propiedad bajo su custodia y responsabilidad. El mismo deberá ser aprobado por el Encargado de la Propiedad, el Director de Finanzas y el Alcalde. Dicho inventario se mantendrá en archivo para inspección de la Oficina del Comisionado o cualquier entidad autorizada.

El Encargado y Subencargado de la Propiedad serán respectivamente responsables al Director de Finanzas y al Jefe de su Unidad Administrativa por el fiel cumplimiento de las disposiciones de este Reglamento.

Ninguna persona o entidad particular podrá usar la propiedad municipal para fines particulares, a menos que se haya arrendado o cedido la misma mediante autorización de la Asamblea Municipal.

(1) Todo funcionario o empleado municipal deberá cuidar el equipo y toda la propiedad pública bajo la custodia por la cual ha firmado su recibo de propiedad, y sera responsable del valor en metálico de la misma por cualquier perdida o daño ocasionado debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeño de sus funciones.

(2) Ningún funcionario o empleado podrá trasladar, transferir, prestar o de otro modo disponer de propiedad pública sin la autorización previa y escrita del Director de Finanzas o su representante autorizado. En los casos de bienes raíces o bienes inmuebles, deberá autorizarse por la Asamblea Municipal.

(3) Antes de cesar en su puesto o al empezar a disfrutar de licencia con paga o sin sueldo, todo funcionario o empleado municipal deberá hacer entrega, mediante recibo, al Encargado o Subencargado de la Propiedad, de toda la propiedad que tenga bajo su custodia directa. Este deberá examinarla cuidadosamente a los fines de determinar si esta completa o si se han violado disposiciones relativas al cuidado y protección de la misma.

(4) El Municipio no tramitara la nómina de pago final por servicios ni hará pagos adelantados por licencia a funcionario o empleado alguno, o a sus beneficiarios, hasta tanto el Encargado o Subencargado de la Propiedad de la Unidad Administrativa correspondiente certifíque que dicho funcionario o empleado no adeuda propiedad alguna al municipio. Si se incluyera en nómina por error, se retendrá el cheque hasta que el funcionario o empleado haga entrega de la propiedad a su cargo o haya respondido por el importe de la misma.

Cuando ocurra un cambio de administración, las propiedades, libros, y documentos que estén bajo la custodia del funcionario saliente, deberán traspasarse mediante inventario, al funcionario entrante y otorgarse un documento en el cual se haga constar todos los pormenores de dicho traspaso. El original de dicho documento se archivarã en la Oficina del Alcalde para examen del Auditor Interno, de los auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico cuando realice intervenciones en el municipio y del Comisionado. Si se tratase de un funcionario de la Rama Legislativa Municipal, dicho documento de inventario se archivará en la Secretaria de la Asamblea.

Las transferencias de fondos públicos se harán mediante cortes de caja, los cuales llevarãn a cabo conjuntamente el Director de Finanzas saliente y el Director de Finanzas entrante. Ambos funcionsrios deberán refrendar el documento mediante el cual se haga dicho traspaso. El original de dicho documento se archivará en la Oficina del Alcalde para examen de los Auditores de la Oficina del Contralor de Puerto Rico cuando realicen sus intervenciones y se enviará una copia inmediatamente a la Oficina del Comisionado.

(1) bienes inmuebles - bienes raices - terrenos, construcciones incidentales, edificios y mejoras adheridas al sueldo, así como todo lo que este unido a un inmueble de una manera fija, de suerte que no pueda separarse sin quebrantamiento de la materia o deterioro del inmueble.

(2) bienes muebles - maquinaria, mobiliario, equipo y animales. Esta propiedad tiene una naturaleza relativamente permanente, es decir, que tiene una vida normal de más de dos años y está en capacidad de utilizarse repetidamente sin cambiar de naturaleza o sufrir deterioro. Los renglones de esta propiedad se caracterizan por un costo de unidad que generalmente excede los veinticinco ($25) dólares. Esta propiedad puede transportarse de un lugar a otro sin quebrantamiento de la materia o deterioro de la propiedad.

(1) Se le asignara un número de unidad a toda propiedad municipal adquirida por cualquier medio legal. El Encargado o Subencargado de la Propiedad, según sea el caso, sera responsable de marcar la propiedad bajo su control y de adherir o fijar dicho número a cada unidad de la propiedad en un sitio visible para facilitar su identificación. La marca deberá ser legible, permanente (que no desaparezca con el uso frecuente de la propiedad o con el transcurso del tiempo).

(2) El número de identificación de la propiedad deberá aparecer en cada bien mueble, excepto en aquellos casos en que tal número pueda interferir con el uso de la propiedad o en los casos de propiedad colectiva o grupal, o articulos u objetos que por su diminuto tamaño o por no permitirlo el material de que están fabricados no puedan ser marcados.

(3) Los aditamentos, accesorios y pertenencias de artículos principales se marcaran con el mismo número del altículo principal.

(4) Antes de efectuarse pago alguno de propiedad adquirida por compra, el Encargado de la Propiedad deberá asignar el número de unidad de dicha propiedad en el documento de compra correspondiente.

(1) EI Encargado de la Propiedad tendrá control absoluto de los récords centrales de la propiedad del municipio y responderá por ésta al Director de Finanzas.

(2) Después de asignar el número de unidad a la propiedad adquirida y de registrar dicho número en el documento de compra correspondiente, el Encargado de la Propiedad prepará un récord de propiedad para registrar cada unidad de propiedad adquirida, (Formulario OCAM FA 01). Dicho récord deberá contener, entre otras cosas, la siguiente información: número de unidad, nombre y descripción de la propiedad, costo o valor estimado de la fecha de adquisición, nombre y dirección del suplidor, marca y número de serie y localización de la propiedad.

(3) Toda propiedad inmueble adquirida por el municipio deberá inscribirse en el Registro de la Propiedad del Gobierno de Puerto Rico.

(1) Para fines de inventario y control, la valoración deberá ser el monto real o valor en el mercado de la propiedad, disponiéndose que la propiedad adquirida por el municipio sin costo alguno, como en el caso de legados, donaciones, confiscaciones de bienes, embargos o aportaciones, se registrara por el valor tasado al momento de la adquisición.

(2) La propiedad construida por el municipio se valorará a base de los costos incurridos al completarse la misma. Estos costos incluyen los desembolsos efectuados por concepto de materiales, equipo, mano de obra y cualquier otro gasto en que se incurra. A los activos fijos restantes se les asignara un número de unidad de propiedad y serán registrados en la unidad administrativa correspondiente; disponiéndose que lo anterior deberá hacerse antes de cualquier operación, como en el caso de una transferencia, adición, cuenta, entre otros.

Se mantendrán registros centralizados de la propiedad para ciertos artículos similares que tengan el número de unidad sobre una base colectiva o de grupo. Al adquirirse estos artículos serán tratados sobre la base de unidad con valores unidad.

(1) Los municipios podrán aceptar donaciones de propiedad. luego de determinar si los mismos son de interés púiblico. El municipio no deberá aceptar la propiedad que se le ofrece si considera que no tiene uso inmediato o futuro para la misma, a menos que se le permita o sea factible venderla con beneficio. El uso de dicha propiedad estará limitado a los fines para los cuales fue donada. Cualquier otro fin descrito a aquel para el cual fue donada deberá tener el consentimiento previo el donante.

(2) La propiedad adquirida mediante donación se tasará al momento de adquirirse y se registrará en el inventario de los récords de propiedad por su valor en el mercado según la tasación efectuada. De igual manera se le asignará y marcara el número de propiedad.

(1) El Encargado o Subencargado de la Propiedad, al entregar la propiedad adquirida a la persona que hará uso de la misma, expedirá un recibo de propiedad y obtendrá la firma de dicha persona en el mismo. Los originales de los recibos firmados se mantendrán en un archivo de recibos de propiedad en uso. De igual manera procederá el Encargado de la Propiedad con los Subencargados de la Propiedad cuando se les asigne propiedad.

(2) Los Encargados o Subencargados de la Propiedad serán responsables de cualquier propiedad faltante para la cual no existe número de propiedad.

Las transferencias de propiedad dentro de una misma unidad administrativa serán aprobadas por el Encargado o Subencargado de la Propiedad, según sea el caso. Las transferencias de propiedad entre unidades administrativas requerirán la aprobación del Director de Finanzas o su representante autorizado. (Formulario OCAM-FA-04).

(1) Venta, permuta o arrendamiento de la propiedad:

Toda venta, permuta o arrendamiento de la propiedad mueble e inmueble se efectuara después de recibir ofertas en subasta pública, excepto en los casos dispuestos por el Artículo 10.005 de la Ley de Municipios Autónomos de Puerto Rico, (Formulario OCAM-FA-01). La venta de cualquier unidad de propiedad mueble cuyo valor no exceda de mil ($1,000) dólares, estará exenta del requisito de subasta, siempre y cuando sea aprobada por la mayoria absoluta del total de miembros de la Asamblea.

El Director de Finanzas realizara una investigación para determinar si la propiedad que se solicita dar de baja se considera completamente inservible. Luego procederá de la forma siguiente:

(1) Cada municipio deberá mantener un control adecuado de la propiedad mediante inventarios físicos periódicos. Los Encargados y Subencargados de la Propiedad, según sea el caso, tomaran inventarios físicos anuales de la propiedad bajo su control en las distintas unidades municipales. El inventario físico sera supervisado por un empleado ajeno al control de los registros de la propiedad.

(2) El Encargado de la Propiedad, una vez tenga las listas de inventario de los subencargados de la propiedad, si alguno, verificara que los mismos coincidan con los registros centrales que se mantengan. De haber difercncias efectuará las investigaciones de rigor para fijar las responsabilidades correspondientes.

(1) En casos de perdida de propiedad debido a fuerza mayor como fuego, inundación, robo, huracán, terremoto u otro accidente análogo, el Encargado de la Propiedad así lo hará constar y lo notificará al Director de Finanzas. Este designara una persona para que realice una investigación, quien no podrá ser la persona que tenia a cargo la propiedad perdida. Si la investigación revela que la propiedad se perdió debido a fuerza mayor, procederá a darla de baja de los registros y cuentas de propiedad. En caso de que dicha propiedad esté asegurada, se procederá a hacer la reclamación a la compañía aseguradora pertinente.

(2) Si la perdida ocurre debido a alguna irregularidad en el manejo de la propiedad por algún funcionario o empleado o cuando se tenga sospecha razonable de que ha ocurrido alguna irregularidad de esta naturaleza, se notificará al Director de Finanzas. El Director de Finanzas designara una persona para que realice una investigación, quien no podrá ser la persona que tenia a cargo la propiedad perdida. Si la investigación confirma las sospechas se notificará inmediatamente al Alcalde para que éste someta los cargos correspondientes al Secretario de Justicia.

(3) Si el Secretario de Justicia exonera de responsabilidad al funcionario o empleado que tenia la propiedad, el municipio dará de baja la propiedad perdida o desaparecida de los registros y cuentas de la propiedad.

(4) Si el Secretario de Justicia determina que hubo culpa, falta o negligencia de parte del funcionario o empleado que tenia bajo su custodia la propiedad municipal, dicho empleado pagara el valor de la referida propiedad y se procedera a dar de baja la misma de los registros y cuentas de propiedad.

(5) Si el funcionario o empleado municipal no satisface el valor de la propiedad de su propio pecunio, se le descontara el mismo del sueldo. En aquellos casos en que la persona ya no trabaje para el municipio y que resulte imposible cobrar la deuda por otros medios, el municipio notificará tal hecho al Secretario de Hacienda enviando copia de la determinación del Secretario de Justicia para que el Negociado de Seguros Públicos tome la acción correspondiente.

(1) Las operaciones del almacén de materiales, suministros y piezas del municipio se regirán por los siguientes principios de control interno:

(2) Los informes de recibo de los artículos recibidos en el almacén deberán tramitarse cuanto antes y se le dará prioridad a aquellos que comprendan descuentos en las condiciones de pago.

(3) Al momento de recibir la mercancia, el Encargado del Almacén contará la misma compararã con el conduce del abastecedor. Además, efectuará un examen físico de la mercancia para determinar su condición antes de aceptar la misma.

(4) El Encargado del Almacén mantendrá un control físico de todos los materiales a su cargo y no permitirá que ningun funcionario o empleado ajeno al almacén entre en contacto directo con los mismos, a menos que el este presente.

(5) Se efectuará un inventario físico anual de todos los materiales que se mantengan en el almacén. Dicho inventario será realizado por el Encargado del Almacén y como cuestión de control interno el control físico sera supervisado por un empleado ajeno al control de los materiales. Una vez finalizado el inventario físico se cotejara el mismo contra el tarjetero de inventario perpetuo. Se investigara cualquier diferencia que surja y corresponderá al Director de Finanzas o su representante autorizado, tomar las medidas necesarias para fíjar responsabilidades.

 Sección 1: Principio de Competencia

Toda compra de efectos, materiales, comestibles, servicios, medicinas, equipo y todo contrato para cualquier construcción, obra o mejora pública se efectuará mediante competencia al postor responsable cuya oferta sea más ventajosa al Gobierno Municipal, considerando solo el precio y las especificaciones, términos y estipulaciones requeridas.

En caso de duda, sobre la interpretación de este Reglamento, deberá optarse por el procedimiento que garantice mayor competencia. En situaciones no previstas por este Reglamento se podrá atender a lo dispuesto por la reglamentación de la Administración dc Servicios Generales, en cuanto a adquisición y subastas, o en cualquier otro reglamento de adquisición que sea de una corporación pública o del gobierno federal.

Todas las necesidades afines previsibles deberán agruparse como una sola compra para determinar el procedimiento a seguir. Bajo ninguna circunstancia el municipio deberá fraccionar intencionalmente las compras a un suplidor o entre distintos suplidores con el propósito de no excederse de los limites fíjados por ley y de esta manera evadir la subasta·

Los municipios podrán mantener un Registro de Licitadores clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio, de todos los comerciantes interesados en licitar. Dicho Registro sera utilizado para enviar las invitaciones a subastas.

Se reputaran servicios profesionales y consultivos aquellos cuya prestación principal consista del producto de la labor intelectual, creativa o artística o en el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas. Se considerarán profesionales los servicios de difusión.

Los servicios profesionales y consultivos podrán adquirirse por los municipios sin que medie competencia.

No se podrán adquirir mediante libre contratación servicios profesionales y consultivos con fondos federales cuando las normas que rigen el uso de tales fondos en particular exigen la celebración de competencia en la adquisición de este tipo de servicios.

Los municipios deberán cumplir con la reglamentación del programa que otorga los fondos en cuestión y con las directrices que establezca la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales.

La Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales promulgará de tiempo en tiempo mediante circular las condiciones generales que deben incluir los contratos de servicios profesionales y consultivos que otorguen los municipios.

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