Reglamento para los Municipios 1995

El Director de Finanzas será el funcionario encargado de efectuar los pagos del municipio. No obstante, por cuestiones de control, se delegará el tramite de los pagos en una unidad de pagaduria o en un funcionario o empleado municipal adscrito a la Oficina de Finanzas. Dicha unidad de pagaduría o el encargado de los pagos, según sea el caso, responderá al Director de Finanzas y efectuara sus funciones a tono con lo establecido en este Reglamento. En adición, debe haber una separación de funciones en el trámite de aprobación de un documento. Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades administrativas del municipio y deberán ser aprobados por los jefes de dichas unidades. Deberán ser aprobados, además, por el Alcalde o su representante autorizado, antes de referirse para pago a la Oficina de Finanzas. Los Comprobantes de Desembolsos de la Asamblea Municipal serán aprobados por el Presidente de la Asamblea o su representante autorizado.

Será deber del Alcalde o su representante autorizado, registrar la firma del Director de Finanzas en el banco designado como depositario de fondos públicos donde éste tenga su cuenta corriente. Será su deber, además, informar al banco cuando cese un Director de Finanzas y se efectúe otro nombramiento y registrar su firma en el banco.

Todo funcionario o empleado municipal que intervenga con la funcion de pagos deberá incluirse en la Fianza Global de empleados municipales de acuerdo a las normas establecidas.

El Director de Finanzas, será el responsable de contabilizar las obligaciones y efectuar y contabilizar los desembolsos a través de los documentos debidamente prepagados por las unidades administrativas, los cuales serán previamente certificados para obligación o pago por el jefe de dichas unidades o por sus representantes autorizados y aprobados por el Alcalde o su representante autorizado. Las obligaciones o desembolsos serán para obligar o pagar servicios, suministros de materiales, reclamaciones u otros conceptos que estuviesen autorizados por la Asamblea Municipal, la ley o por la reglamentación vigente.

Cuando las necesidades del servicio así lo requieran, el Alcalde puede delegar su firma para la certificación de los gastos que se autoricen para el pago, en el funcionario que estime más idóneo. Dicha delegación debe hacerse por escrito y firmada por el Alcalde. Se debe tomar en consideración el que un funcionario no se le autorice a firmar en un mismo documento en dos o más capacidades y que no exista incompatibilidad entre las funciones o deberes que normalmente desempeña dicho funcionario.

El Director de Finanzas será responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que le sometan para pago de jefes de las unidades administrativas. Para verificar lo anterior, en la Oficina de Finanzas se preintervendrán todos los documentos de pago antes de que el Director de Finanzas autorice el pago de los mismos.

La Unidad de Preintervención o el Encargado de la Preintervención de los documentos mantendrá un registro de las firmas autorizadas en el municipio. Contra dicho registro verificará que los funcionarios que certifican los documentos sean los autorizados. Se verificará, además, la corrección de los documentos en todas sus partes y que la transacción proceda a tono con la ley, ordenanza, resoluciones, contratos, y reglamentación vigente. Una vez esté todo en orden se certificará el documento como preintervenido y se enviará la aprobación al Director de Finanzas. El Director de Finanzas no aprobará para pago ningún documento si no está certificado como correcto por la unidad de preintelvención o el encargado de la preintervención.

No podrá efectuarse ningún pago sino está respaldado por los comprobantes de pago correspondientes. Se Ilevará un registro de cheques en el que se anotarán en orden numérico correlativo todos los cheques emitidos diariamente.

(1) El Director de Finanzas no emitirá pago alguno, hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados; ni hasta que se haya vencido el tiempo señalado por ordenanza municipal para dicho pago, a menos que otra cosa especialmente se ordene por la ley. No obstante, se podrán efectuar pagos parciales de servicios ejecutados o materiales suministrados, cuando expresamente se autorice por ordenanza municipal o por este Reglamento.

(2) El Director de Finanzas efectuará el pago de compromisos municipales solamente cuando exista crédito, no agotado o comprometido, en presupuesto o transferido legalmente y cuando dicho gasto este debidamente comprobado o justificado por los documentos que presente la parte interesada.

(3) No se efectuará pago de nómina u otro servicio de cualquier persona contratada hasta tanto la Unidad de Personal certifique debidamente este desembolso.

(4) Todos los desembolsos que efectúe el municipio se harán directamente a las personas o entidades que hayan prestado los servicios o suplido los suministros o materiales.

(5) Todos los desembolsos municipales se efectuarán mediante cheques girados contra la cuenta corriente en el banco y debidamente firmados por el Director de Finanzas. Los jornales a trabajadores y la ayuda en dinero a personas insolventes se podrán pagar en efectivo. En estos casos se expedirá un cheque a favor del Director de Finanzas en su carácter Oficial, por el importe total de la nómina de jornales o de ayuda a personas insolventes.

(6) Los comprobantes de pago se expedirán a favor de las personas que sean acreedores directos del municipio por prestar un servicio o suministrar materiales. En caso de que se expida un cheque a un acreedor y dicha persona muera dentro del mismo año económico en que se expidió el cheque sin haberlo hecho efectivo, se procederá de la siguiente forma:

(7) Se exceptúa de expedir comprobantes de pago a favor de personas acreedores directos, solo cuando los casos en que las sumas a pagarse por el municipio sean cedidas o traspasadas mediante un contrato otorgado ante un notario público u otro funcionario autorizado para efectuar o reconocer escrituras y certificados. El procedimiento a seguir en estos casos será el siguiente:

Los cheques se expedirán en orden correlativo y la numeración deberá estar impresa en los mismos. Se deberá conocer en todo momento el balance disponible en la cuenta corriente. En aquellos casos en que el municipio posea una máquina para firmar cheques se deberán tomar las siguientes medidas de control interno en relación con la firma y emisión de cheques:

Los comprobantes, cheques cancelados y cualquier otro documento que justifique un pago deberán ser archivados por el Director de Finanzas para ser intervenidos por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según lo dispuesto en el Reglamento Núm. 23, Suplemento 17, aprobado por el Secretario el 25 de octubre de 1962.

El Director de Finanzas no aprobará el pago de aquellas cuentas que no estén acompañadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que hubiera prestado los servicios o servido los suministros, disponiéndose que podrán estar exentos de este requisito los servicios personales que se prestan en virtud de un contrato, los pagos por arrendamiento de locales y equipo, y cualquier otro servicio para el cual medie un contrato.

No se efectuaran pagos a ninguna persona natural o jurídica que tenga deudas vencidas por cualquier concepto con el municipio o deudas con el Gobierno Central sobre las que el municipio tenga conocimiento. Las cantidades de dicho pago que retenga el municipio, serán aplicadas a la deuda de la persona natural o jurídica a la cual se le hará la retención.

Si la persona a quien se le fuera hacer la retención estuviese en deuda con el Gobierno de Puerto Rico y simultáneamente con uno o más municipios, la deuda con el Gobierno será cobrada en primer término, y si hubiese más de un municipio a favor de los cuales se hayan de hacer retenciones, se cobrará primero la deuda más antigua. El Director de Finanzas será responsable de gestionar el cobro de deudas con el municipio, y notificar al Alcalde, o su representante autorizado, siempre que sus gestiones para cobrar dichas deudas hayan resultado infructuosas para que se tomen las medidas de rigor.

Cuando la deuda sea con el municipio, el Alcalde podrá autorizar y conceder a la persona un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación del deudor así lo justificase.

Se deberá cobrar intereses sobre la deuda acumulada a base de la tasa de interés prevaleciente en el mercado de prestamos de consumo, al momento de convenirse el plan de pagos.

Con el propósito de asegurar el cobro de las deudas municipales que se refiere esta Sección y el Inciso (j) del Artículo 9 de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", el municipio deberá preparar al 30 de junio de cada año, una lista de todas las personas naturales o jurídicas con su respectivo número de seguro social personal o patronal, que por cualquier concepto tengan deudas vencidas por dos (2) años o más con el municipio. Este deberá someter dicha lista al Comisionado, no más tarde del 15 de julio del próximoo año fiscal. El Secretario de Hacienda circulará el listado entre todas las agencias, instrumentalidades y entidades corporativas, y el Comisionado entre los demás municipios.

Cuando sea necesario pagar alguna factura por efectos comprados fuera de Puerto Rico donde el acreedor no acepte cheques del municipio, el Director de Finanzas efectuará el pago mediante giro bancario por el importe de dicha factura. El cheque correspondiente deberá contener la frase "Para adquirir un giro a favor de __________________ en pago de su factura núm. _______".

El Dilector de Finanzas será responsable de cualquier sobregiro en los distintos fondos municipales.

(1) Los pagos al personal municipal se efectuaran mediante nóminas debidamente preparadas por la unidad a cargo de personal y certificadas a la terminación de la quincena o del mes, según sea el caso. La preparación de las nóminas se hará con base a los expedientes y récords del empleado que se mantienen en el municipio, a tono con las disposiciones de este Reglamento. El pago se efectuará siguiendo las instrucciones de este reglamento. Se expedirá un cheque a favor de cada uno de los empleados por el importe en que figuren en las nóminas.

(2) La unidad de pagaduría o el encargado de los pagos distribuirá los cheques expedidos en los municipios ya sea por correo o los entregará personalmente a empleados debidamente autorizados, por el Alcalde o su representante autorizado, e identificados para ser distribuidos a los empleados correspondientes. Al entregárseles los cheques a estos empleados se les exigirá que firmen por el total de cheques recibidos. A los empleados regulares e irregulares a los cuales se les pague mediante cheques no se les exigirá ninguna otra firma o forma de recibo que el endoso de los cheques que se les haya entregado.

(3) En los casos de los pagos en efectivo a empleados a jornal, o personal irregular, el cheque se prepará a nombre del Director de Finanzas identificándolo como tal. En estos casos se hará efectivo el cheque para distribuirlo a los beneficiarios de acuerdo a la nómina y se obtendrá en la nómina las firmas o iniciales de los empleados según se efectúe la distribución de la misma. Se certificará en las nóminas de personal irregular o por jornal el haber efectuado el pago personalmente a cada uno de los empleados. Cuando sobrase dinero por concepto de pago a este personal por no haberse presentado a cobrar algún empleado irregular o por jornal, tal sobrante será entregado al recaudador inmediatamente después de realizados los pagos. El recaudador expedirá un recibo por el importe de la cantidad entregada y guardará en una caja fuerte durante quince (15) días el dinero no reclamado efectuando los pagos correspondientes a los reclamantes durante dicho periodo. Transcurrido este plazo, el recaudador ingresará el dinero no reclamado por los interesados en la cuenta corriente del municipio. Simultáneamente se establecerá en los libros del municipio una cuenta por pagar, en el fondo que corresponda, por el total de los jornales no reclamados. Si posteriormente se presentase cualquier reclamación contra dicha cuenta, se efectuará dicho pago con cargo a la cuenta por pagar establecida.

(4) Todos los documentos relacionados con el pago al personal irregular o por jornal utilizados por los capataces o encargados de las obras o servicios, serán considerados como documentos oficiales; los mismos se archivaran acompañados de las nóminas correspondientes en la Oficina del Director de Finanzas. En los municipios donde no exista inspector de Obras Públicas, deberá certificar las nóminas del personal a jornal o personal irregular el funcionario o empleado municipal encargado de la dirección inmediata de las obras, y de no intervenir directa o indirectamente ningún funcionario o empleados del municipio, el director de la unidad administrativa correspondiente será el responsable de la exactitud de las nóminas.

(1) El Alcalde establecerá mediante reglamento las normas a seguir para otorgar donativos y la ayuda a personas insolventes.

(2) Para el pago a personas insolventes se registrara un comprobante de desembolso debidamente autorizado y preintervenido. El desembolso se efectuará mediante cheque a nombre de la entidad que ofrece el servicio.

(3) Aquellos municipios que utilizan el Sistema de Contabilidad Mecanizado registraran este desembolso como un comprobante de desembolso prepagado.

(1) El Alcalde establecerá mediante reglamento las normas que deberán seguir los empleados y funcionarios municipales en relación a los gastos de viajes y las dietas y millaje que se pagarán por tales conceptos.

(2) Para que un funcionario o empleado municipal pueda efectuar viajes dentro de Puerto Rico en asuntos oficiales deberá tener una orden de viaje debidamente autorizada por el director de la unidad administrativa. En el caso de directores dichas unidades administrativas, las ordenes de viaje las autorizará el Alcalde o su representante autorizado. Los viajes fuera de Puerto Rico deberán estar siempre aprobadas por el Alcalde o su representante autorizado.

(3) En el caso del Alcalde, este no necesitará una orden de viaje para viajar dentro de Puerto Rico, sino una certificación del mismo al efecto de que se realizó el viaje. Por otra parte, para viajes del Alcalde fuera de Puerto Rico será necesaria una certificación al efecto de que se realizó, el viaje y el propósito del mismo.

(4) El pago por concepto de gastos de viaje se realizará una vez el funcionario o empleado solicita este reembolso según el reglamento establecido por el Alcalde.

(5) Los funcionarios y empleados municipales que viajen fuera de Puerto Rico deberá rendir un informe detallado dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su regreso junto a la evidencia necesaria que justifique el reembolso.

(1) El Alcalde, o su representante autorizado, tomará las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y responsabilidades estipuladas en el contrato.

(2) El Director de Finanzas ordenará los pagos por estos servicios de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificación de que los servicios o la tarea se rindió según los términos del contrato y en forma aceptable. Las personas contratadas disfrutaran únicamente de los beneficios marginales que se estipulen en el contrato. Las rescisiones o enmiendas de los contratos se tramitarán, intervendrán y distribuirán en igual forma que los contratos originales.

(3) A tono con lo dispuesto en el Artículo VI, Seccien 10 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, no se concederá compensación adicional a un funcionario, empleado, agente o contratista por servicios al gobierno después que los servicios hayan sido prestados o después que se haya formalizado el contrato.

(1) Los gastos de representación o relaciones públicas en Puerto Rico y fuera de Puerto Rico estarán reglamentados por el Alcalde. Al incurrirse un gasto por este concepto deberá considerarse que el propósito para el cual se incurre sea de interés público y que dicho gasto esta relacionado con las funciones del municipio.

(2) El municipio deberá exigir de las personas o entidades que prestaron los servicios o suministraron los materiales para efectuar cualquier actividad de esta naturaleza que le facturen por los mismos. EI Director de Finanzas, antes de ordenar que se realice cualquier pago por este concepto, verificara que las facturas recibidas estén debidamente certificadas por los funcionarios o empleados municipales que estuvieron a cargo de llevar la actividad.

(3) Cuando el Alcalde, o a cualquier funcionario municipal se le autorice a realizar un viaje al exterior y a incurrir en gastos de representación como parte de su viaje, al regresar deberá someter una liquidación de los fondos anticipados según se indica en la Sección 26 (e) de este Capítulo.

(4) El Alcalde reglamentara el uso de tajertas de crédito para el pago de gastos de representación y de relaciones públicas. El uso de tarjetas de crédito se regirá por lo siguiente:

(1) Antes de realizar cualquier pago a los contratistas por obras de construcción terminadas se deberá solicitar una certificación del inspector de la obra en la cual se hará constar que la misma está completa y fielmente ejecutada al contrato.

(2) Cuando en el contrato se establezca que se pueden efectuar pagos parciales no se efectuarán los mismos sin obtener una certificación del inspector de la obra en la cual se indique que el valor del trabajo realizado a la fecha de pago no es menor que la cantidad a ser pagada en esa fecha.

(3) Al efectuar los correspondientes pagos, cuando procedan, y si contrato lo estipula, se harán las retenciones establecidas como garantía.

(1) El Director de Finanzas podrá, con la aprobación de la Asamblea Municipal, establecer Fondos de Caja Menuda para efectuar aquellos pagos que por su naturaleza envuelven una cantidad mínima y que ocurren con cierta frecuencia y para lo cual resultaría impráctico el preparar documentos de compras y pasos según el procedimiento corriente establecido.

(2) El Director de Finanzas, luego de determinar la necesidad de establecer un Fondo de Caja Menuda para determinada unidad administrativa municipal, solicitará, por escrito a través del Alcalde, a la Asamblea Municipal la autorización para su establecimiento. En dicha solicitud deberá indicar la cantidad máxima del fondo a establecerse, así como las partidas a cargarse contra dicho fondo. Indicará además, el monto de cada pago, la frecuencia de los mismos y las justificaciones que ameriten su establecimiento. La Asamblea Municipal, luego de pasar juicio sobre la solicitud y de creerlo necesario y beneficioso para la buena marcha de la unidad administrativa municipal, autorozará dicho fondo por la cantidad total, que de acuerdo con el estudio efectuado por dicha Asamblea, considere suficiente e indicando el importe máximo de cada pago que se pueda efectuar.

(3) En los casos de solicitudes para establecer un Fondo de Caja Menuda para la compra de artículos o materiales misceláneos no se aprobará el mismo cuando las necesidades por dichos artículos y materiales puedan prevenirse ante una adecuada planificación, de manera que se mantengan en existencia las cantidades necesarias de dichos artículos; cuando en los casos en que la naturaleza de los artículos sean de carácter perecedero que no se puedan almacenar, se podrán adquirir los mismos en el momento deseado utilizando el crédito municipal establecido. En adición, se considerará que, en los casos de compras de emergencia, de conformidad con este Reglamento el municipio puede comprar los artículos sin necesidad de preparar una orden y siempre y cuando exista crédito disponible en la partida y luego de certificar la correspondiente orden dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que se ordenó el gasto.

(4) El municipio deberá seguir las siguientes normas para establecer y operar un Fondo de Caja Menuda:

Presione Aquí para la continuación del este Reglamento.

 Presione Aquí para regresar al principio del Reglamento.

Presione Aquí para regresar al Menú anterior y seleccionar otra ley.

Verifique con la ley, leyes recientes y jurisprudencia para cualquier enmienda o cambio en el Reglamento.

| Contenido | Información | Agencias | Servicios Futuros | Publicidad | Directorios | Compras | Eventos | Noticias | Entretenimiento |